Должностная инструкция секретаря на ресепшене

Содержание
  1. Должностные обязанности секретаря на ресепшене – Кредитный юрист
  2. Секретарь на ресепшен: как оформить?
  3. Работа для секретаря на ресепшен
  4. Должностные инструкции секретаря на ресепшн
  5. Должностные обязанности секретаря на ресепшене
  6. Должностная инструкция секретаря. Образец 2018 года
  7. Для чего нужна должностная инструкция
  8. Основные правила по составлению должностной инструкции секретаря
  9. Шапка
  10. Общие положения
  11. Обязанности секретаря
  12. Права секретаря
  13. Ответственность секретаря
  14. Условия работы
  15. Право подписи
  16. Работа на ресепшене для девушек. Старт карьеры или её финал?
  17. Секретарь на ресепшене. Кто это?
  18. Специфика работы секретаря на ресепшене
  19. Секретарь на ресепшене. Недостатки работы
  20. Преимущества работы секретаря на ресепшене
  21. Карьера секретаря на ресепшене
  22. Особенности работы секретаря на ресепшене
  23. К чему готовиться, устраиваясь секретарем на ресепшене?
  24. Должностная инструкция секретаря руководителя
  25. Должностные обязанности секретаря руководителя
  26. Секретарь руководителя должен знать
  27. Требования к квалификации секретаря руководителя
  28. 1. Общие положения
  29. 3. Права секретаря руководителя
  30. 4. Ответственность секретаря руководителя
  31. Должностная инструкция и обязанности секретаря
  32. Общие положения
  33. Ответственность
  34. Условия работы
  35. Прочее
  36. Образец типовой инструкции
  37. Особенности
  38. Референт
  39. Судебного заседания
  40. Делопроизводитель
  41. Офис-менеджер
  42. Руководителя

Должностные обязанности секретаря на ресепшене – Кредитный юрист

Должностная инструкция секретаря на ресепшене

На ресепшиониста может быть также возложена функция регистрации посещений как работников предприятия, так и посторонних лиц и сообщение этих данных офис-менеджеру.

Работа ресепшиониста все более и более автоматизируется — зачастую его рабочее место оборудовано компьютером, мультимедийной телефонной системой и т.д. В этом случае, конечно же, от работника требуется знание компьютера и иного офисного оборудования.

Применение средств автоматизации увеличивает производительность труда ресепшиониста, но не изменяет основное содержание выполняемой работы — общение с клиентами и посетителями. Очень часто путают должность ресепшиониста и секретаря-ресепшиониста, полагая, что это одно и тоже.

Надо сказать, что это все же несколько разные должности, так как само понятие «секретарь» в классическом понимании предполагает более широкие функции и полномочия.

Если в соответствии с федеральными законами с выполнением работ по определенным должностям, профессиям, специальностям связано предоставление компенсаций и льгот либо наличие ограничений, то наименование этих должностей, профессий или специальностей и квалификационные требования к ним должны соответствовать наименованиям и требованиям, указанным в квалификационных справочниках, утверждаемых в порядке, устанавливаемом Правительством Российской Федерации… […] Таким образом, работодателям предоставляется полная свобода в том, как формулировать наименования должностей и профессий в штатном расписании и, соответственно, в трудовом договоре.

Секретарь на ресепшен: как оформить?

Важно

Когда ресепшионист свободен от выполнения своих основных обязанностей, он может исполнять некоторые секретарское обязанности: сортировать почту, передавать и принимать факсы, вести календарь посещений и некоторые другие функции, если это предусмотрено его должностной инструкцией. Но в любом случае не стоит смешивать эти должности. Ежедневные обязанности ресепшиониста могут модифицироваться в зависимости от специфики работы организации.

Например, в медицинских учреждениях они могут получить персональную информацию от пациента и проводить его в комнату ожидания или в соответствующий кабинет (предварительно оставив вместо себя заменяющее лицо для ответов на телефонные звонки).

Работа для секретаря на ресепшен

Должностная инструкция администратора Должностная инструкция г. Рязань «01» июля 2009 г. Рег. N Утверждаю [Наименование должности] [Наименование организации] / [Ф.И.О.] / Администратор 1.

Внимание

Общие положения 1.1. Настоящая должностная инструкция определяет функциональные обязанности, права и ответственность Администратора [Наименование организации в родительном падеже] (далее — Общество). 1.2. Администратор назначается на должность и освобождается от должности в установленном действующим трудовым законодательством порядке приказом руководителя Общества.

1.3. Администратор относится к категории руководителей и имеет в подчинении: — секретаря ресепшн; — делопроизводителя; — уборщицу. 1.4. Администратор подчиняется непосредственно [наименование должности непосредственного руководителя в дательном падеже] Общества.
1.5.

Должностные инструкции секретаря на ресепшн

Можно выбрать другой путь и сформулировать наименование должности с привязкой к Квалификационному справочнику – конкретизировать традиционное название (секретарь-референт; секретарь-ресепшионист и т.п.). Попробуем пойти именно в этом направлении. Слово «reception» в переводе с английского языка означает «прием (в том числе прием гостей), получение, принятие, восприятие».

Таким образом, «секретарь на ресепшен» – это «секретарь на приеме, получении», причем имеется в виду прием и телефонных звонков, и документов, и посетителей компании.

Несмотря на то что этот термин уже стал привычным и понятным, все же такое «смешение французского с нижегородским» звучит странно и, что самое главное, не отражает действительной работы человека: достаточно часто секретарь на ресепшен выполняет дополнительные функции, например администратора, а иногда и офис-менеджера.

  1. Должностные обязанности ресепшиониста

Ресепшионист: 4.1. Принимает телефонные звонки и посетителей в приемной офиса (предприятия).

4.2.

Выясняет потребности звонящих и посетителей. 4.3. Перенаправляет запросы надлежащим работникам предприятия. 4.4. Регистрирует время, цель обращения, а также данные о принятых действиях (инициалы лица, к которому был переадресован посетитель, название отдела, номер кабинета и т.д.).

4.5. Дает ответы на вопросы посетителей в пределах своей компетенции. 4.6. Объясняет посетителям маршрут движения внутри предприятия. 4.7.

Должностные обязанности секретаря на ресепшене

Настоящей должностной инструкцией. 1.6. Секретарь на ресепшн должен знать: 1.6.1. Действующее законодательство РФ, постановления, распоряжения, приказы, другие нормативные документы по вопросам осуществления деятельности.
1.6.2.

Структуру управления предприятием. 1.6.3. Расположение структурных подразделений и отдельных специалистов предприятия. 1.6.4. Основы делового этикета и протокола. 1.6.5.Техническое оснащение офиса.

Источник: http://helpcredits.ru/dolzhnostnye-obyazannosti-sekretarya-na-resepshene/

Должностная инструкция секретаря. Образец 2018 года

Должностная инструкция секретаря на ресепшене

Должностная инструкция не входит в список необходимых документов предприятия, однако ее наличие позволяет четко определить перечень прав и обязанностей, которыми наделяются работники организации, в том числе секретари.

УТВЕРЖДАЮ:Генеральный директорООО «Поставки оптом»

Широков /Широков И.А./

«12» августа 2014 г.

Должностная инструкция секретаря

Общие положения

1.1. В данном документе прописываются должностные функции, полномочия, ответственность и прочие условия работы секретаря организации.

1.2. Должность секретаря имеет право занимать лицо, обладающее аттестатом о законченном среднем общем образовании и дополнительно прошедшее специальную проф.подготовку в виде курсов, с опытом работы от полугода.

1.3. Назначение и увольнение секретаря происходит в порядке, установленном действующим ТК РФ, отдельным приказом руководителя организации.

1.4. В качестве непосредственного руководителя секретаря выступает директор организации

1.5. При отсутствии на рабочем месте, секретаря должен заменять сотрудник, утвержденный специальным распоряжением руководителя предприятия.

1.6. Секретарь обязан знать:

— Основы Закона о труде и гражданское право РФ;

— Структуру предприятия, руководящий состав, в том числе начальников подразделений;

— Правила ведения делопроизводства;

— Правила орфографии, грамматики, стилистики, пунктуации и пр. разделов письменного русского языка, необходимых для грамотного написания и оформления деловой документации;

— Унифицированные, обязательные к применению, формы, образцы, шаблоны распорядительных документов;

— Основы организации трудовых процессов;

— Этику, основы делового общения и стиля, в т.ч. ведения переговоров, составления писем, дресс-кода и т.п.;

— Правила, методы работы с компьютерной и офисной оргтехникой, в т. ч. владеть прикладными компьютерными программами (Word, Excel и т.д..);

— Утвержденные нормы и правила по охране труда, безопасности и внутреннему распорядку.

Функциональные обязанности

2.1. В перечень трудовых функций секретаря входят следующие задачи:

— Своевременное обеспечение бесперебойной работы офиса руководителя;

— Составление графика деловых встреч, совещаний, заседаний и прочих мероприятий руководителя, их организация;

— Организация командировок руководителя, в т.ч. покупка билетов, аренда помещений, транспорта и т.д.

— Переговоры по текущим вопросам с руководителями структурных подразделений, доведение от них всей необходимой информации до директора предприятия, а также доведение распоряжений и приказов директора до сотрудников;

— Сбор, обработка и передача руководителю требуемой информации;

— Контроль за исполнением распоряжений руководителя, переданных в ведение секретаря;

— Организация и сопровождение скайп и телефонных переговоров руководителя, прием и отправка факсовых сообщений, при отсутствии руководителя на рабочем месте – прием передаваемых ему сведений и доведение их до начальника;

— Приобретение для руководителя канцелярских принадлежностей;

— Контроль за работой офисной оргтехники, своевременное принятие мер при ее поломках и повреждениях;

— Ведение внутреннего и внешнего делопроизводства, относящегося непосредственно к руководителю (составление приказов, распоряжений, писем, договоров и т.д.)

— Организация корпоративных мероприятий, праздников, обучающих семинаров и пр.

— Прием и отправка писем;

— Прием от сотрудников организации документов и личных заявлений для визирования руководителя;

— Организация процесса приема посетителей, не являющихся сотрудниками предприятия;

— Участие в общих собраниях и совещаниях;

— Доброжелательность, позитивное настроение, создание в коллективе благоприятного микроклимата.

Права

Секретарь обладает следующими правами:

3.1. Требовать условий работы, способствующих повышению его производительности труда (в .ч. предоставления усовершенствованных моделей оргтехники, соблюдения норм по организации рабочего места и т.п.);

3.2. Требовать и получать документы, справки, приказы, распоряжения, напрямую касающихся его деятельности;

3.3. Взаимодействовать с начальниками отделов, руководителями структурных подразделений и вышестоящим руководством для решения вопросов, связанных с работой организации;

3.4. Быть представителем предприятия в других организациях, как государственных, так и коммерческих по всем вопросам, которые входят в его компетенцию;

3.5. Посещать курсы повышения квалификации;

3.6. Отказаться от выполнения трудовых обязанностей, если на рабочем месте его жизни или здоровью что-либо угрожает.

Ответственность

Ответственность секретаря (строго в рамках действующего законодательства) предусмотрена за наступление следующих ситуаций:

4.1. Некачественное или несвоевременное выполнение профессиональных функций, а также полный отказ от работы;

4.2. Отказ от выполнения поручений, задач, вопросов, распоряжений и приказов руководителя;

4.3. Умышленное и систематическое предоставление недостоверных или неполных сведений, касающихся его работы;

4.4. Халатное отношение к обеспечению мер по охране труда, правил внутреннего распорядка и безопасности, а также отсутствие реальных действий при их выявлении со стороны других сотрудников;

4.5. Сознательное нарушение трудовой дисциплины при условии отсутствия уважительных причин и подтверждающих их наличие документов.

4.6. Нарушение субординации.

Условия работы

5.1. Режим работы и отдыха секретаря прописан в правилах внутреннего трудового распорядка;

5.2. Возможны служебные поездки (для сопровождения руководителя), как в пределах города, так и в другие регионы.

Право подписи

6.1. Секретарю предоставляется право подписывать документы, напрямую связанные с его работой.

СОГЛАСОВАНОНачальник кадрового отделаООО «Поставки оптом»

Семенов /Семенов Р.А./

«12» августа 2014 г.

С ИНСТРУКЦИЕЙ ОЗНАКОМЛЕНВедеркина Анна ВалерьевнаСекретарь ООО «Поставки оптом»Паспорт 7685 № 975849Выдан ОВД Ленинского р-на г. Пермь14.09.2012 код подразделения 123-425

Подпись Ведеркина

«17» августа 2014 г.

ФАЙЛЫ
Скачать образец должностной инструкции секретаря .doc

Для чего нужна должностная инструкция

Данный документ одинаково важен как для самого секретаря, так и для руководства компании.

С одной стороны, в нем четко прописываются функции, которые должен выполнять работник, правила и законы, которые он обязан знать, порядок его назначения и увольнения, а также его права и пр.

С другой стороны этот же документ позволяет работодателю координировать работу подчиненных и эффективно управлять производственным процессом.

Довольно часто должностные инструкции при возникновении конфликтов, споров и разногласий становятся юридически значимыми документами и обретают доказательную силу. Именно поэтому не стоит относиться к составлению должностных инструкций небрежно, нужно тщательно и взвешенно прописывать каждый пункт.

Основные правила по составлению должностной инструкции секретаря

Единой, обязательной к применению формы должностной инструкции секретаря нет, поэтому можно составлять ее по уже готовому шаблону или разработать документ на свое усмотрение. При оформлении документа стоит помнить о том, что на разных предприятиях секретари могут выполнять различные функции, однако основная работа у них должна быть одинакова.

Стандартная, наиболее распространенная версия должностной инструкции секретаря включает в себя четыре раздела:

  • «Общие положения»,
  • «Должностные обязанности»,
  • «Права»,
  • «Ответственность».

Однако, по желанию или при необходимости, документ можно расширять за счет других пунктов (к примеру, «Прочие условия», «Право подписи» и т.д.).

Пишется документ обычно в одном экземпляре – его же и подписывает сотрудник, на которого он составляется, а также руководитель подразделения и директор организации, но если секретарей несколько, можно распечатать должностную инструкцию в нужном количестве экземпляров. Каждый из них также должен иметь оригинальные подписи и, в случае надобности, подкорректирован, чтобы не случилось дублирования одних и тех же обязанностей.

Шапка

Вверху инструкции, в ее правой верхней части следует отвести место для утверждения руководителем предприятия. Тут надо заполнить всего несколько строк: его должность (генеральный директор, директор), наименование компании, фамилию, имя, отчество и оставить место для подписи с расшифровкой. Затем посередине строки пишется название документа.

Со второй части начинаются основные разделы.

Общие положения

В первом разделе под названием «Общие положения» сначала вписывается, о чем пойдет речь в данном документе, затем указывается порядок назначения и увольнения секретаря, кому именно он подчиняется, а также требования по квалификации, которым он должен соответствовать (специализация, образование, дополнительные курсы и т.п.), необходимый стаж и опыт работы.

Затем в этом же разделе перечисляются все законы, нормативы, правила, распоряжения, с которыми секретарь обязан быть знаком: стандарты и формы документов, принятых в организации, правила ведения делопроизводства, знание оргтехники и т.д. Ниже надо написать, кто замещает секретаря в случае его отсутствия на рабочем месте (без указания фамилий конкретных сотрудников)..

Обязанности секретаря

Следующий раздел «Функциональные обязанности» касается обязанностей, которые должен выполнять секретарь. Их нужно расписывать по возможности максимально подробно, отдельными пунктами, в соответствии с потребностями компании и учетом рабочего времени работника.

Права секретаря

Раздел «Права» включает в себя инициативы и полномочия, которыми имеет право пользоваться секретарь для наиболее эффективной деятельности. Обычно сюда вписывается возможность его взаимодействия с другими структурными подразделениями компании, а также с руководством.

Ответственность секретаря

В разделе «Ответственность» следует точно прописать нарушения, за которые секретарь может понести дисциплинарное наказание в виде лишения премии, замечания, выговора или даже увольнения. В одном из пунктов можно отметить, что применяемые меры воздействия соответствуют рамкам закона и Трудового кодекса РФ.

Условия работы

В пятый раздел должностной инструкции секретаря под названием «Условия работы», вписывается чем они, эти условия, определяются (например, внутренним трудовым распорядком), а также какие-то особенности – к примеру, поездки в командировки, сменный график и т.п.

Право подписи

Последний раздел данного документа включает всего один пункт, а именно – определяет документы, которые имеет право заверять своей подписью секретарь.

После тщательного заполнения должностной инструкции ее надо согласовать с сотрудником, который несет ответственность за соблюдением правил и норм, прописанных в должностной инструкции секретаря (это может быть руководитель секретариата, начальник кадровой службы и т.п.). Здесь требуется вписать его должность, название компании, фамилию, имя, отчество, а также заверить все это подписью с расшифровкой.

Далее указываем служебные и личные данные о сотруднике: фамилию, имя, отчество, должность, опять же название организации, паспортные данные, подпись и дату ознакомления с документом. Печать ставить необязательно, поскольку документ является частью внутреннего документооборота организации.

Источник: https://assistentus.ru/forma/dolzhnostnaya-instrukciya-sekretarya/

Работа на ресепшене для девушек. Старт карьеры или её финал?

Должностная инструкция секретаря на ресепшене

Работа на ресепшене для девушек — это старт карьеры, или её финал?

Вы едва окончили университет, у вас на руках заветный диплом, выпускной позади, а на горизонте отчетливо маячит вопрос – что делать дальше? Опыта работы – по нолям, а желание карабкаться по карьерной лестнице – зашкаливает. Из вакантных должностей наиболее доступная – секретарь на ресепшене. Но станет ли эта работа стартом для карьерного роста или будет ее же финалом?

статьи:

Секретарь на ресепшене. Кто это?

Ресепшен – именно то место, которое видит клиент, заходящий в любое учреждение. Без ресепшена не функционирует сегодня ни одна организация.

Секретарь, стоящий на ресепшене, должен обладать полной информацией о компании – об услугах, сотрудниках, ценах на продукцию и даже о том, где поблизости можно хлебнуть кофейку с пирожным.

Репутация компании в глазах клиента напрямую зависит от осведомленности и профессиональных навыков секретаря. Обязанности секретаря на ресепшене:

  • Встреча посетителей (чай, кофе для клиентов).
  • Ответы на звонки.
  • Распределение корреспонденции.
  • Взаимодействие с курьерами.
  • Дополнительные обязанности, в зависимости от размера организации.

Специфика работы секретаря на ресепшене

Секретарь на ресепшене – лицо компании. Как правило, это девушка весьма привлекательной наружности, которая встречает клиентов с неизменной обворожительной улыбкой. Она должна быть:

  • Вежливой и услужливой.
  • Молодой и красивой.
  • Открытой, общительной, деликатной.
  • Эмоционально стабильной, собранной и спокойной в любых обстоятельствах.
  • Внимательной, организованной, грамотной.

Клиент, общаясь с секретарем, должен ощущать, что именно в этой компании решат все его проблемы. Помимо личностных характеристик и внешнего облика, секретарь на ресепшене должна также отличаться отличным знанием иностранных языков, хорошим слухом и памятью, четкостью дикции.

Секретарь на ресепшене. Недостатки работы

  • Ненормированный рабочий день (раньше всех прийти и позже всех уйти).
  • Регулярные переработки.
  • Частые стрессовые ситуации, обусловленные общением с большим числом разных людей.
  • Невысокая заработная плата.

Заменить секретаря на ресепшене очень сложно.

Поэтому сбежать ненадолго по делам или даже взять больничный – практически невозможно.

Преимущества работы секретаря на ресепшене

  • Возможность обучения на месте.
  • Возможность устроиться на работу, имея на руках лишь документ о профильных курсах.
  • Возможность карьерного роста.
  • Приобретение полезных навыков, связей и знаний.
  • Приобретение навыка общения с людьми и ведения переговоров, что в будущем пригодится на других местах работы.

Карьера секретаря на ресепшене

Секретарь на ресепшене имеет не так уж и много перспектив в карьере. Вполне возможно, что девушка дорастет до офис-менеджера и расширит свои административные функции в организации. А дальше – все в ее руках. Но если вам претит оставаться в тени, то за секретарскую работу лучше не браться вообще.

Секретарь на ресепшене – это, как правило, временное пристанище в организации. Понятно, что карьера секретаря не может быть мечтой и целью для профессионального роста. Учитывая, что секретарю приходится вникать во все нюансы компании, следует остановить свой выбор на тех областях, в которых не будет скучно.

Особенности работы секретаря на ресепшене

Секретарь на ресепшене, в качестве первого места работы – это очень даже неплохо. Работая на ресепшене:

  • Учишься определять настроение и даже характер клиента по незначительным деталям.
  • Учишься предугадывать поведение и фразы.
  • Учишься ответственности.
  • Приобретаешь опыт работы с документами. То есть, в будущем, увидев официальный документ, уже не вскинешь брови с испуганным «что это?».
  • Начинаешь разбираться в тонкостях внутренней системы компании – от кадровых перестановок до финансовых вопросов.

К чему готовиться, устраиваясь секретарем на ресепшене?

  • Иногда должность секретаря на ресепшене просто не предусмотрена в штатном расписании организации. Как правило, это государственные организации. В этом случае человека оформляют в другой отдел. В итоге возникают определенные «нестыковки» – официальное оформление одно, а работа – совсем другая.
  • Секретарь на ресепшене может рассчитывать на повышение в карьере, но не на повышение зарплаты.
  • Рост карьеры может стать затрудненным, если руководитель не захочет расставаться с отличным сотрудником, на котором столько всего держится (интимные отношения в расчет не берутся).
  • Если начальник уходит из организации, он может взять секретаря с собой, как сотрудника, зарекомендовавшего себя (это худший вариант – вам придется продолжать ту же работу), или же повысить его в должности. Здесь все зависит от руководителя.
  • Немалую роль играет и сама личность руководителя. При определенных особенностях характера, он вполне способен превратить работу секретаря на ресепшене в ад. В любом случае, крепкие нервы в этой работе не помешают.
  • Секретарь – это работа на виду. Хорошо, если за день выпадает хотя бы минут пятнадцать отдыха и тишины. Да и сбежать тоже не удастся – отсутствие секретаря заметят все.

Выводы каждый сделает сам. Но что можно сказать определенно – работа секретарем является колоссальным опытом и отличной школой для девушки, которая планирует делать карьеру.

Источник: http://www.colady.ru/rabota-na-resepshene-dlya-devushek-eto-start-karery-ili-eyo-final.html

Должностная инструкция секретаря руководителя

Должностная инструкция секретаря на ресепшене

Предлагаем Вашему вниманию типовой пример должностной инструкции секретаря руководителя, образец 2018 года. Должностная инструкция секретаря руководителя должна включать следующие разделы: общее положение, должностные обязанности секретаря руководителя, права секретаря руководителя, ответственность секретаря руководителя.

Должностная инструкция секретаря руководителя относится к разделу “Общеотраслевые квалификационные характеристики должностей работников, занятых на предприятиях, в учреждениях и организациях“.

В должностной инструкции секретаря руководителя должны быть отражены следующие пункты:

Должностные обязанности секретаря руководителя

1) Должностные обязанности. Осуществляет работу по организационно – техническому обеспечению административно – распорядительной деятельности руководителя предприятия.

Принимает поступающую на рассмотрение руководителя корреспонденцию, передает ее в соответствии с принятым решением в структурные подразделения или конкретным исполнителям для использования в процессе работы либо подготовки ответов.

Ведет делопроизводство, выполняет различные операции с применением компьютерной техники, предназначенной для сбора, обработки и представления информации при подготовке и принятии решений. Принимает документы и личные заявления на подпись руководителя предприятия. Подготавливает документы и материалы, необходимые для работы руководителя.

Следит за своевременным рассмотрением и представлением структурными подразделениями и конкретными исполнителями документов, поступивших на исполнение, проверяет правильность оформления подготовленных проектов документов, передаваемых руководителю на подпись, обеспечивает качественное их редактирование.

Организует проведение телефонных переговоров руководителя, записывает в его отсутствие полученную информацию и доводит до его сведения ее содержание, передает и принимает информацию по приемно – переговорным устройствам, (телефаксу, телексу и т.п.), а также телефонограммы, своевременно доводит до его сведения информацию, полученную по каналам связи.

По поручению руководителя составляет письма, запросы, другие документы, готовит ответы авторам писем. Выполняет работу по подготовке заседаний и совещаний, проводимых руководителем (сбор необходимых материалов, оповещение участников о времени и месте проведения, повестке дня, их регистрация), ведет и оформляет протоколы заседаний и совещаний.

Осуществляет контроль за исполнением работниками предприятия изданных приказов и распоряжений, а также за соблюдением сроков выполнения указаний и поручений руководителя предприятия, взятых на контроль. Ведет контрольно – регистрационную картотеку.

Обеспечивает рабочее место руководителя необходимыми средствами организационной техники, канцелярскими принадлежностями, создает условия, способствующие его эффективной работе. Печатает по указанию руководителя служебные материалы, необходимые для его работы или вводит текущую информацию в банк данных. Организует прием посетителей, содействует оперативности рассмотрения просьб и предложений работников. Формирует дела в соответствии с утвержденной номенклатурой, обеспечивает их сохранность и в установленные сроки сдает в архив. Копирует документы на персональном ксероксе.

Секретарь руководителя должен знать

2) Секретарь руководителя при выполнении своих должностных обязанностей должен знать: постановления, распоряжения, приказы и другие руководящие материалы и нормативные документы, касающиеся деятельности предприятия и ведения делопроизводства; структуру и руководящий состав предприятия и его подразделений; организацию делопроизводства; методы оформления и обработки документов; архивное дело; машинопись; правила пользования приемно – переговорными устройствами; стандарты унифицированной системы организационно – распорядительной документации; правила печатания деловых писем с использованием типовых форм; основы этики и эстетики; правила делового общения; основы организации труда и управления; правила эксплуатации вычислительной техники; основы административного права и законодательства о труде; правила внутреннего трудового распорядка; правила и нормы охраны труда.

Требования к квалификации секретаря руководителя

3) Требования к квалификации. Высшее профессиональное образование без предъявления требований к стажу работы или среднее профессиональное образование и стаж работы по специальности не менее 2 лет.

1. Общие положения

1. Секретарь относится к категории технических исполнителей.

2. На должность секретаря принимается лицо, имеющее высшее профессиональное образование без предъявления требований к стажу работы или среднее профессиональное образование и стаж работы по специальности не менее 2 лет.

3. Секретарь принимается на должность и освобождается от должности директором организации.

4. Секретарь должен знать:

  • постановления, распоряжения, приказы и другие руководящие материалы и нормативные документы, касающиеся деятельности организации и ведения делопроизводства;
  • структуру и руководящий состав организации и его подразделений;
  • организацию делопроизводства;
  • методы оформления и обработки документов;
  • архивное дело;
  • машинопись;
  • правила пользования приемно-переговорными устройствами;
  • стандарты унифицированной системы организационно-распорядительной документации;
  • правила печатания деловых писем с использованием типовых форм;
  • основы этики и эстетики;
  • правила делового общения;
  • основы организации труда и управления;
  • правила эксплуатации вычислительной техники;
  • основы административного права и законодательства о труде;
  • правила внутреннего трудового распорядка;
  • правила и нормы охраны труда, техники безопасности, производственной санитарии и противопожарной защиты.

5. В своей деятельности секретарь руководствуется:

  • законодательством РФ,
  • Уставом организации,
  • приказами и распоряжениями работников, которым он подчинен согласно настоящей инструкции,
  • настоящей должностной инструкцией,
  • Правилами внутреннего трудового распорядка организации.

6. Секретарь подчиняется непосредственно директору организации (директору организации, начальнику отдела, др.)

7. На время отсутствия секретаря (командировка, отпуск, болезнь, пр.) его обязанности исполняет лицо, назначенное директором организации в установленном порядке, которое приобретает соответствующие права, обязанности и несет ответственность за исполнение возложенных на него обязанностей.

Секретарь:

1. Осуществляет работу по организационно-техническому обеспечению административно-распорядительной деятельности директора организации.

2. Принимает поступающую на рассмотрение директора корреспонденцию, передает ее в соответствии с принятым решением в структурные подразделения или конкретным исполнителям для использования в процессе работы либо подготовки ответов.

3. Ведет делопроизводство, выполняет различные операции с применением компьютерной техники, предназначенной для сбора, обработки и представления информации при подготовке и принятии решений.

4. Принимает документы и личные заявления на подпись директора организации.

5. Подготавливает документы и материалы, необходимые для работы директора.

6. Следит за своевременным рассмотрением и представлением структурными подразделениями и конкретными исполнителями документов, поступивших на исполнение, проверяет правильность оформления подготовленных проектов документов, передаваемых директору на подпись, обеспечивает качественное их редактирование.

7. Организует проведение телефонных переговоров директора, записывает в его отсутствие полученную информацию и доводит до его сведения ее содержание, передает и принимает информацию по приемно-переговорным устройствам, (телефаксу, телексу и т.п.), а также телефонограммы, своевременно доводит до его сведения информацию, полученную по каналам связи.

8. По поручению директора составляет письма, запросы, другие документы, готовит ответы авторам писем.

9. Выполняет работу по подготовке заседаний и совещаний, проводимых директором (сбор необходимых материалов, оповещение участников о времени и месте проведения, повестке дня, их регистрация), ведет и оформляет протоколы заседаний и совещаний.

10. Осуществляет контроль за исполнением работниками организации изданных приказов и распоряжений, а также за соблюдением сроков выполнения указаний и поручений директора организации, взятых на контроль.

11. Ведет контрольно-регистрационную картотеку.

12. Обеспечивает рабочее место директора необходимыми средствами организационной техники, канцелярскими принадлежностями, создает условия, способствующие его эффективной работе.

13. Печатает по указанию директора служебные материалы, необходимые для его работы или вводит текущую информацию в банк данных.

14. Организует прием посетителей, содействует оперативности рассмотрения просьб и предложений работников.

15. Формирует дела в соответствии с утвержденной номенклатурой, обеспечивает их сохранность и в установленные сроки сдает в архив.

16. Копирует документы на персональном ксероксе.

17. Соблюдает Правила внутреннего трудового распорядка и иные локальные нормативные акты организации.

18. Соблюдает внутренние правила и нормы охраны труда, техники безопасности, производственной санитарии и противопожарной защиты.

19. Обеспечивает соблюдение чистоты и порядка на своем рабочем месте.

20. Выполняет в рамках трудового договора распоряжения работников, которым он подчинен согласно настоящей инструкции.

3. Права секретаря руководителя

Секретарь имеет право:

1. Вносить на рассмотрение директора организации предложения по совершенствованию работы, связанной с предусмотренными настоящей инструкцией обязанностями.

2. Запрашивать от структурных подразделений и работников организации информацию, необходимую ему для выполнения своих должностных обязанностей.

3. Знакомиться с документами, определяющими его права и обязанности по занимаемой должности, критерии оценки качества исполнения должностных обязанностей.

4. Знакомиться с проектами решений руководства организации, касающимися его деятельности.

5. Требовать от руководства организации оказания содействия, в том числе обеспечения организационно-технических условий и оформления установленных документов, необходимых для исполнения должностных обязанностей.

6. Иные права, установленные действующим трудовым законодательством.

4. Ответственность секретаря руководителя

Секретарь несет ответственность в следующих случаях:

1. За ненадлежащее исполнение или неисполнение своих должностных обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией, – в пределах, установленных трудовым законодательством Российской Федерации.

2. За правонарушения, совершенные в процессе своей деятельности, – в пределах, установленных действующим административным, уголовным и гражданским законодательством Российской Федерации.

3. За причинение материального ущерба организации – в пределах, установленных действующим трудовым и гражданским законодательством Российской Федерации.

Должностная инструкция секретаря руководителя – образец 2018 года. Должностные обязанности секретаря руководителя, права секретаря руководителя, ответственность секретаря руководителя.

Источник: https://hr-portal.info/job-description/dolzhnostnaja-instrukcija-sekretarja-rukovoditelja

Должностная инструкция и обязанности секретаря

Должностная инструкция секретаря на ресепшене

Должность секретаря классифицируется в трудовом законодательстве как техническая категория сотрудников-исполнителей.

Его деятельность осуществляется в рамках типового нормативно-правового акта, регулирующего взаимоотношения двух сторон, участников процесса – работодателя и работника, и относится к разделу квалификационных должностных характеристик многоотраслевого плана, задействованных на производственных предприятиях, компаниях, государственных организациях, муниципальных и частных учреждениях.

В грамотно составленном документе в полной мере должны быть отражены следующие основные главы, прописанные в определенном порядке. Целесообразно рассмотреть их более детально.

Общие положения

В качестве секретаря принимается гражданин, закончивший высшее профессиональное учебное заведение без претензий к наличию какого-либо трудового стажа по данной специальности, или лицо, получившее среднее профильное образование. В последнем случае обязательным условием к приему на работу может стать наличие непрерывного стажа по данной профессии сроком не менее 2 лет.

Полномочия по приему и увольнению с занимаемой должности секретаря по закону возложены на руководителя организации.

Человек, выступающий в качестве соискателя, должен обладать следующим перечнем знаний и профессиональных навыков:

  • быть в курсе правил оформления, порядка поступления и хранения нормативных бумаг и документов вышестоящих организаций, от которых зависит функционирование предприятия – приказов, постановлений, актов;
  • иметь базовые знания по порядку ведения процесса делопроизводства, хорошо разбираться и понимать смысл в типовых инструкциях, положениях, с которыми сотруднику придется сталкиваться в процессе своей трудовой деятельности;
  • знать структурную классификацию компании по подразделениям;
  • владеть способами оформления документов и основными принципами работы с ними;
  • иметь четкое представление о хранении бумаг и пользовании архивом;
  • обладать высокой скоростью компьютерного набора или машинописи;
  • проявлять коммуникабельные, переговорные и дипломатические качества;
  • уметь пользоваться оргтехникой и переговорным оборудованием;
  • знать основные стандарты оформления распорядительных бумаг;
  • иметь четкое понятие об азах этического и эстетического поведения и грамотно ими пользоваться;
  • владеть в необходимом для работы объеме административной и правовой базы государственных положений, регламентирующих трудовую деятельность.

Прямое подчинение – руководителю организации или начальнику подразделения.

В случае вынужденного отсутствия данного сотрудника его полномочия могут быть переданы другому исполнителю, временно назначенному на должность внутренним приказом по предприятию.

Профессия секретаря – должность многофункциональная и довольно многоплановая, включающая в себя выполнение следующих действий по предназначению:

  • вести организационную деятельность по обеспечению непосредственного руководителя административной и распорядительной документацией в необходимом объеме;
  • принимать входящую корреспонденцию и распределять ее между сотрудниками после рассмотрения для последующего исполнения штатными работниками;
  • принимать личные бумаги и заявления, поступающие от коллектива на имя начальника;
  • готовить информационные материалы, которые могут пригодиться начальнику в процессе работы;
  • проводит качественное редактирование бумаг, поступающих на рассмотрение;
  • обеспечивает проведение переговорных процессов руководителя, а в его отсутствие самостоятельно принимает всю устную, телефонную и факсовую информацию, приходящую на его имя;
  • по распоряжению руководителя самостоятельно составляет запросы, письменные обращения, заявления и внутренние приказы, а также готовит исходящие бумаги на обращения сторонних лиц;
  • проводит подготовительную работу по проведению совещаний, собраний и других внутренних мероприятий;
  • ведет регистрационную деятельность;
  • контролирует исполнение распоряжений начальника штатными сотрудниками;
  • создает внутреннюю базу данных, где хранит текущую информацию, используемую в процессе ведения трудовой деятельности предприятия;
  • формирует дела с учетом номенклатурных норм и правил;
  • выполняет разовые поручения начальника, находящиеся в компетенции секретаря.

Основные права:

  • выносить самостоятельные решения по вопросам, входящим в его круг обязанностей и компетентность;
  • не выполнять поручения и задания, граничащие с риском для здоровья и жизни;
  • требовать от непосредственного начальника обеспечения нормального рабочего места и соблюдения правил охраны труда на производстве;
  • иметь доступ ко всей информации, необходимой для выполнения своих должностных обязанностей;
  • выступать с рационализаторскими предложениями в рамках регулирования своей деятельности и труда штатных сотрудников;
  • ставить в известность руководящий состав о нарушениях и обнаруженных недостатках в процессе труда, а также самостоятельно принимать меры к их устранению;
  • требовать от работников письменного отчета в случае невыполнения ими приказов и распоряжений начальника с указанием причин.

Ответственность

На секретаря в рамках его служебной деятельности возлагается следующая ответственность за:

  • осуществление несогласованного с начальствующим составом представления интересов его лично или организации, в рамках которой выполняется руководство;
  • собственные решения и поступки;
  • несоответствующее выполнение своих прямых обязанностей;
  • несоблюдение общих правил, прописанных руководящим пакетом бумаг компании;
  • некорректное отношение к личной, конфиденциальной информации, а также разглашение сведений, представляющих коммерческую тайну;
  • причинение материальных убытков организации;
  • несоблюдение трудовой дисциплины, распорядка дня, нарушение техники безопасности на производстве;
  • пренебрежение нормами этикета и коммуникабельным поведением в коллективе.

Условия работы

Рабочий день сотрудника составляется из общих правил распорядка конкретного коллектива, принятого уставом организации. При необходимости секретарь может направляться в служебную командировку местного и регионального значения.

Командировочные расходы и заработная плата на этот период начисляются согласно действующего законодательства.

В зависимости от специфики деятельности компании руководство правомочно включить дополнительные пункты, регламентирующие служебную деятельность секретаря.

В ряде случаев секретарь наделяется правом подписи, которое распространяется только на тот перечень бумаг и документов, что напрямую связаны с его официальной деятельностью. Юридически такое право подписи классифицируется как ограниченное.

Прочее

На усмотрение руководителя предприятия документ может содержать дополнительные пункты, не являющиеся обязательными. Например, возможность вносить в настоящую инструкцию изменения, дополнения, согласования.

Кроме того, раздел «прочее» содержит информацию, но основании чего принят документ и каким актами он регламентирован.

Образец типовой инструкции

Несмотря на тот факт, что каждая инструкция, содержащая функциональные обязанности секретаря, имеет стандартную форму оформления, составляется она все-таки с учетом специфики компании и рода ее деятельности.

Особенности

В зависимости от рода занятий, должностные обязанности секретаря различных организаций могут несколько отличаться по перечню функциональных обязанностей. В качестве примера приведены основные направления деятельности сотрудника с учетом специфики занимаемой должности.

Референт

Секретарь-референт более глубоко вникает в производственные процессы, поэтому должен обладать определенными базовыми знаниями и иметь высшее образование. Его основные задачи:

  • подготавливать бумаги, обеспечивающие полноценное ведение трудовой деятельности организации;
  • проверять правильность оформления документов, поступающих на рассмотрение к начальнику;
  • принимать посетителей;
  • вести кадровую работу – составлять внутренние приказы по сотрудникам, оформлять трудовые книжки, табелировать, оформлять командировочные, больничные листы, выдавать справки штатным работникам для предъявления по месту требования;
  • оперативно выполнять текущие поручения руководящего состава.

Судебного заседания

Профессия относится к категории государственной исполнительной службы. Функционирует лишь в судебных инстанциях. Сотрудник помогает в судебной работе, участвует в заседаниях, обеспечивает ведение документооборота. На него возложены следующие функции:

  • подборка и оформление материалов для изучения дела в судебном заседании;
  • ведение письменного протокола;
  • составление и отправка повесток, вызывающих прибыть в суд всех участников процесса;
  • оформление дел, руководствуясь нормативно-правовыми и законодательными актами.

Делопроизводитель

Сотрудник, состоящий на данной должности, отвечает за весь оборот документов на предприятии. Его основные обязанности:

  • ведение переговоров с клиентами – как в прямом, так и в телефонном общении;
  • контроль выполнения обязанностей и решения задач, прописанных в приказах и распоряжениях руководства;
  • обработка входящей и исходящей документации, ее регистрация в рамках действующей в компании номенклатуры дел;
  • выполнение иностранных переводов;
  • частичное совмещение функций архивариуса.

Офис-менеджер

Офис-менеджер — это секретарь более широкого профиля. Помимо стандартных обязанностей он должен:

  • тщательно изучать всю корреспонденцию, внутренние приказы, на их основании участвовать в подготовке производственных проектов;
  • распределять входящие бумаги и документы;
  • отправлять исходящие распоряжения;
  • вести протоколы собраний и заседаний;
  • оформлять доверенности о материальной ответственности;
  • принимать телефонные звонки и переадресовывать их по прямому назначению;
  • координировать деятельность обслуживающего и нижестоящего персонала – технических работников, водителей, курьеров.

Руководителя

Основные особенности с учетом специфики занимаемой должности:

  • проводит мероприятий по административной и организационной деятельности;
  • принимает личную документацию, предназначенную непосредственному руководителю;
  • предоставляет всю необходимую директору информацию по производственным, служебным, кадровым вопросам;
  • по заданию начальника составляет письма, запросы, требования и претензии в сторонние организации и отвечает за их отправку;
  • обеспечивает поддержание рабочего места руководителя на надлежащем уровне, создает комфортные условия для выполнения им прямых обязанностей;
  • организует процесс приема посетителей;
  • формирует внутренние дела компании;
  • в совершенстве владеет персональной оргтехникой.

Рекомендуем другие статьи по теме

Источник: http://znaybiz.ru/kadry/trudoustrojstvo/dolzhnostnye-instrukcii/sekretar.html

LawyeRics
Добавить комментарий