Можно вести журнал регистрации приказы по личному составу отпуска

Содержание
  1. Нужно ли вести журнал приказов по отпускам
  2. Голосование:
  3. Как правильно вести журнал регистрации приказов по личному составу (образец)?
  4. Журнал регистрации приказов на отпуск
  5. Обязательно ли ведение журнала регистрации приказов по личному составу
  6. Обязательно ли вести журнал приказов по отпускам
  7. Должен ли работодатель вести журнал регистрации приказов по личному составу
  8. Обязательно ли вести журнал регистрации кадровых приказов по личному составу
  9. Является ли журнал регистрации приказов по личному составу обязательным?
  10. Журнал регистрации приказов по личному составу
  11. Как оформить и вести журнал регистрации приказов по личному составу?
  12. Ведение журнала регистрации кадровых приказов в делопроизводстве предприятия
  13. Как оформить и как вести журнал регистрации приказов
  14. Журнал регистрации приказов по личному составу. Образец и бланк 2018 года
  15. Расшифровка понятия «личный состав»
  16. Зачем нужен журнал
  17. Что необходимо фиксировать в документе
  18. Ответственный за ведение
  19. Основные правила составления
  20. На что обратить внимание при оформлении
  21. Как и сколько времени хранить журнал
  22. Журнал регистрации приказов по личному составу – образец
  23. Для чего нужен журнал учета приказов по личному составу?
  24. Какие документы учитываются в журнале: специфика приказов по личному составу
  25. Журнал регистрации приказов по личному составу: структура документа
  26. Где можно скачать образец журнала учета приказов по личному составу (образец заполнения журнала)?
  27. Итоги
  28. Журнал регистрации приказов по личному составу в 2018 году – образец, бланк, как правильно вести
  29. Что нужно знать
  30. Основные термины
  31. Назначение документа
  32. Законодательная база
  33. Как правильно вести журнал регистрации приказов по личному составу
  34. Кто заполняет бланк
  35. Порядок составления
  36. Образец заполнения
  37. Какой срок хранения
  38. Нужно ли заполнять журнал регистрации приказов на отпуск — скачать удобный образец в excel
  39. Метод ведения и учета
  40. Порядок заполнения
  41. Скачать образец заполнения

Нужно ли вести журнал приказов по отпускам

Можно вести журнал регистрации приказы по личному составу отпуска

Вместе с тем утвержденных на законодательном уровне требований к их оформлению нет. По общему правилу такая документация должна храниться 75 лет. Для некоторых категорий сведений предусмотрен срок хранения 5 лет. К ним относятся журналы регистрации приказов:

  • о дисциплинарных взысканиях;
  • ежегодных оплачиваемых отпусках;
  • учебных отпусках;
  • дежурствах;
  • краткосрочных командировках по России и за рубеж.

Правила заполнения журнала регистрации и форму его ведения надлежит утвердить в локальном нормативном акте организации (инструкции или положении по делопроизводству или др.).

При этом за основу можно взять, например, регламент регистрации и индексирования документов, предусмотренный п. 3.2.

1 Госсистемы документационного обеспечения управления, утвержденной приказом Главархива СССР от 25.05.1988 № 33.

Примечание», в нее пишут исправление. Если такого пункта нет, то можно сделать отметку ниже, аналогично тому, как это делается в трудовых книжках (запись такая-то в графе такой-то недействительна). Затем прописывается новая информация Журнал регистрации – внутренний документ Его нельзя передавать кому-либо, кроме специалистов отдела кадров.

Передача возможна только при наличии письменного распоряжения начальства Руководитель подразделения или иное должностное лицо компании Может ознакомиться с журналом только в присутствии лиц, что отвечают за его ведение Журнал регулярно передается начальнику отдела, чтобы тот проверил Своевременно и правильно ли приняты решения, а также мог подготовить отчет, доклад, проанализировать кадровую работу Порядок индексации разрабатывается в компании — Образец заполнения Если будем сравнивать журналы, что ведут в разных фирмах, увидим существенные отличия.

Голосование:

Обычно используются формы такого типа – Т-1, Т-1а, Т-8, Т-8а и т. п. Если используется буквенное обозначение «а», значит, приказ оформляется в отношении нескольких человек.
Такие формы были утверждены 5 января 2004 года (Постановление Госкомстата № 1).

Кто заполняет бланк Журнал заполняют с того момента, как предприятие начнет вести свою деятельность, и до того дня, пока не закончатся листы.
Поэтому желательно использовать толстую тетрадь, чтобы не пришлось ее часто менять.

Так как журнал регистрации – один из основных документов, которые передаются в архив, в компании должен быть сотрудник, что будет отвечать за его ведение.
Назначают такого человека, издав приказ.

Но бывает, что соответствующее обязательство прописывается в должностных инструкциях специалистов по кадрам.

Как правильно вести журнал регистрации приказов по личному составу (образец)?

  • раздел, где осуществляется регистрация приказов по личному составу.

На титульной странице пишут:

  • название компании;
  • название документы;
  • дату, с которой начали вести журнал;
  • дату, когда заполнение прекращается.

Второй раздел содержит:

  • ФИО, должности работников, что отвечают за ведение журнала;
  • данные о документации, что является основанием для назначения работников ответственными;
  • подписи каждого такого лица;
  • данные о периоде, в течение которого лицо ведет учет.

Основной раздел отражает такие сведения:

  • номер записи о регистрации приказа;
  • дату, номер приказа, что был утвержден;
  • разновидность приказа;
  • ФИО, табельный номер работника;
  • документы, что послужили основанием для издания приказа.

Такой журнал – важный юридический документ.

Журнал регистрации приказов на отпуск

ФЗ Типовая, утверждена приказом Минэкономразвития России от 30 апреля 2009 г.

№ 141 Для систематизации информации о проведенных проверках организации и об их результатах, а также для отражения исполнения актов проверяющих лиц 5 лет Журнал регистрации приказов по основной деятельности Не предусмотрена Произвольная Для систематизации приказов, отслеживания дат и номеров издания Постоянно Журнал регистрации приказов по личному составу Не предусмотрена Произвольная Для систематизации приказов, отслеживания дат и номеров издания, наличия копий в подразделениях организации 75 лет Журнал регистрации несчастных случаев на производстве Предусмотрена статьей 230.1 Трудового кодекса РФ, постановлением Правительства РФ от 31 августа 2002 г. № 653 Утверждена постановлением Минтрудсоцразвития России от 24 октября 2002 г.

Обязательно ли ведение журнала регистрации приказов по личному составу

Журнал учета передачи персональных данных работников внутри организации Не предусмотрена Произвольная Для учета факта передачи персональных данных работников другим лица внутри организации 75 лет Журнал учета выдачи персональных данных работников организациям и государственным органам Не предусмотрена Произвольная Для учета факта передачи персональных данных работников по запросам других организаций и государственных органов 75 лет Журнал регистрации должностных инструкций Не предусмотрена Произвольная Для учета и систематизации должностных инструкций, дат их принятия и введения 75 лет Журнал учета справок и копий документов, выданных работникам Не предусмотрена Произвольная Для отражения данных о справках, выданных по обращениям работников 5 лет Журнал регистрации вводного инструктажа Предусмотрена ГОСТ 12.0.004-90 «Межгосударственный стандарт. Система стандартов безопасности труда.

Внимание

Для документов с разным сроком хранения придумайте разные обозначения. Например, краткосрочные можно помечать как кадровые, а длительные – как по личному составу.

3

Важно

Разделите приказы по кадрам на 2 части по срокам хранения. Документы о предоставлении очередного или учебного отпуска, краткосрочной командировке, поощрениях и дисциплинарных взысканиях хранятся 5 лет.

Приказы о приеме на работу, переводу, увольнении, длительных командировках и длительных отпусках подшейте в другую папку. На обложках скоросшивателей напишите название папки и срок хранения.
Приказы по основной деятельности подшейте отдельно 4 В крупных фирмах приказы оформляют разные службы.

Необходимо ли вести журнал регистрации отпусков работников? Есть ли форма такого журнала? Обязанность работодателя вести журнал регистрации отпусков сотрудников (равно как и форма такого журнала) не установлена ни ТК РФ, ни другими нормативными актами.

Информация об отпусках отражается работодателем в приказах о предоставлении отпусков и графике отпусков (формы N Т-6 и Т-7, утвержденные постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 N 1).

Кроме того, учет всех видов отпусков, предоставляемых работнику в период его работы в организации, ведется в разделе VIII «Отпуск» личной карточки работника (форма N Т-2, утвержденная тем же постановлением).

В то же время ведение таких журналов не запрещено и поэтому может быть наряду с формой и порядком ведения журнала предусмотрено локальным актом, устанавливающим порядок кадрового делопроизводства у работодателя.
Предусмотрена Правилами ведения и хранения трудовых книжек, утвержденными постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г.

№ 225 Утверждена постановлением Минтруда России от 10 октября 2003 г.

№ 69 Для отражения поступлений и расходов бланков трудовых книжек и вкладышей в них в организации 75 лет Журнал учета ознакомления с локальными нормативными актами организации Не предусмотрена Произвольная Для подтверждения ознакомления работников с локальными актами организации при приеме на работу в силу требований статьи 68 Трудового кодекса РФ 5 лет Журнал регистрации трудовых договоров Не предусмотрена Произвольная Для отражения сведений о заключенных трудовых договорах 75 лет Журнал учета проверок юридического лица, индивидуального предпринимателя, проводимых органами государственного контроля (надзора), органами муниципального контроля Предусмотрена Законом от 26 декабря 2008 г.

Обязательно ли вести журнал приказов по отпускам

Некоторые предприятия убирают определенные пункты, некоторые же добавляют ряд дополнительных полей. Какой срок хранения Сроки хранения приказов сильно отличаются: Есть долгосрочные приказы, которые сохраняют 75 лет.

Это приказ о приеме человека на работу;о переводе или увольнении;о получении отпуска;об аттестации сотрудника;о назначении премий и т. д.

К краткосрочным приказам со сроком хранения 5 лет относят документ, в соответствии с которым предоставляется человеку отпуск;выносится дисциплинарное взыскание;оформляется командировка Компания может вести отдельные журналы для долгосрочных приказов и для краткосрочных.

Если предприятие большое, то целесообразно деление на несколько групп (на каждую группу журнал отдельный). Срок хранения журнала регистрации устанавливается в соответствии с Основными правилами работы с архивацией документации.

Журнал учета приказов по личному составу: практическое назначение Правила ведения журнала регистрации приказов по личному составу Форма ведения журнала регистрации приказов Правила и образец заполнения журнала Журнал учета приказов по личному составу: практическое назначение Практическое предназначение журнала приказов по личному составу заключается в систематизации издаваемых в конкретной организации приказов, которая позволяет оптимизировать работу с ними, в т. ч.:

  • зафиксировать дату издания каждого приказа;
  • обеспечить непрерывность текущих номеров регистрации приказов и др.

Кроме того, соответствующая запись в журнале приказов, сделанная согласно установленному локальными нормативными актами организации порядку, поможет подтвердить правомерность и юридическую силу того или иного документа в случае возникновения спора.

Источник: http://golden-mark.ru/nuzhno-li-vesti-zhurnal-prikazov-po-otpuskam/

Должен ли работодатель вести журнал регистрации приказов по личному составу

Можно вести журнал регистрации приказы по личному составу отпуска

Все приказы можно группировать по этому показателю и формировать в отдельные дела.

  • Сроком хранения в архиве до 75 лет относят изданные приказы о зачислении в штат сотрудников, увольнении, переводе в другое подразделение компании, оформлении премии и поощрении. Также подлежат хранению 75 лет приказы о получении повышения, присвоения квалификации и высокого рабочего разряда.
  • До 5 лет хранят приказы об отпусках, о наложении взысканий, командировках и дежурствах на предприятии. К этой категории относят приказы о работе во внеурочное время, о денежных компенсациях по переработке сверх установленного времени.

Требования Можно использовать специально разработанную Минфином специализированную форму, а можно использовать и свою, это также допускается.

Обязательно ли вести журнал регистрации кадровых приказов по личному составу

Ведется журнал за текущий год, нумерация производится сначала. Подобные приказы оформляют в соответствии с требованиями ТК РФ и они выступают как веские основания для внесения записи в трудовую книжку сотрудника.

Является ли журнал регистрации приказов по личному составу обязательным?

Следовательно, работодатель сам определяет порядок регистрации таких приказов в локальном нормативном акте организации (например, Инструкции по делопроизводству), в котором можно предусмотреть в том числе и автоматизированную форму регистрации — автоматическое присвоение номеров приказам при их формировании в программе 1С.

Законодательно не установлены особенности оформления журнала, обязательные для работодателя, такие, как, например, обязанность распечатывать данный журнал по итогам определенного периода (квартала, года), заверять его подписью уполномоченных лиц и печатью организации.


В связи с чем работодатель определяет порядок оформления журнала регистрации кадровых приказов по личному составу самостоятельно в локальном нормативном акте организации.

Журнал регистрации приказов по личному составу

Важно Также бывают журналы, где описаны отпуска или увольнения. Обычно журналы регистрации приказов похожи между собой наличием стандартных колонок.
Внимание Среди этих колонок должны быть запасные, для заполнения соответствующими работниками в случае необходимости.

Закон не предусматривает единой формы для всех журналов регистрации.
Поэтому ниже мы приведем наш образец такого журнала. Но предприятие вправе разработать свою форму журнала регистрации приказов.

Порядок регуляции Деятельность компании предполагает образование ряда документов, Перечень которых утверждает приказ Минкультуры РФ от 25.08. 2010 № 558. Базовое положение этого нормативного документа предписывает обязательное наличие сроков хранение кадровой документации.

Например, журналы регистрации различных приказов по сотрудникам предприятия должны быть сохранены двумя сроками: в 5 и 75 лет.

Как оформить и вести журнал регистрации приказов по личному составу?

Журнал учета работников, принятых на период нахождения сотрудника в отпуске по беременности и родам, отпуске по уходу за ребенком Не предусмотрена Произвольная Для отражения данных о работниках, принятых на период нахождения работников в отпуске по беременности и родам, отпуске по уходу за ребенком, а также срока их работы 75 лет Журнал учета личных дел Не предусмотрена Произвольная Для отражения и учета личных дел работников 75 лет Журнал регистрации договоров о материальной ответственности Не предусмотрена Произвольная Для учета договоров о материальной ответственности, их видов и работников, с которыми такие договоры заключены 75 лет Журнал учета предрейсовых медицинских осмотров водителей Предусмотрена приказом Минздрава России от 15 декабря 2014 г. № 835н Установлена пунктом 14 Порядка, утвержденного приказом Минздрава России от 15 декабря 2014 г.

Ведение журнала регистрации кадровых приказов в делопроизводстве предприятия

Назначение документа Такого рода регистр используют кадровые службы, чтобы осуществлять учет документации (приказов по личному составу), что определяет ряд служебных, должностных и трудовых функций подчиненных.

Необходимо вести такой журнал по таким причинам: Если срок хранения документа длительный Его нужно регистрировать Если на основании приказа нужно внести сведения в основную учетную документацию персонала Он также подлежит регистрации В отдельных компаниях действует правило регистрировать документы, и только таким образом он будет действовать.

Регистрация в журнале приказа нужна, чтобы легализовать соответствующий документ. Законодательная база О порядке нумерации приказов в законодательных документах ничего не говорится.

А значит, можно придерживаться Инструкции, что была утверждена приказом Росархива от 27 ноября 2000 № 68.

На титульном листе регистрационного журнала необходимо указывать полное дословное название этого журнала.

Такое название должно быть написано только заглавными буквами.

После наименования документа должно следовать полное название организации. Если организация является крупной, количество регистрационных журналов должно соответствовать количеству служб или отделов, включенных в процесс делопризводства.

Дата оформления регистрационного журнала должна быть также указана на титульном листе. Журнал необходимо прошить, пронумеровать, затем отдать на подпись и печать администрации компании. Особенно хорошо, если приказная документация опломбировывается номерной пломбой (следует обратить внимание, что пломбировка не будет считаться действительной, если ее номер не вписан в журнал).

Как оформить и как вести журнал регистрации приказов

Есть ли необходимость в ведении? Журналы хранятся 5 или 75 лет Как мы уже говорили, приказ Минкультуры РФ от 25.08.2010 № 558 предписывает необходимый срок, в течение которого необходимо сохранить журналы регистрации документации по распоряжениям в отношении всей деятельности организации.

Исходя из этого становится очевидным обязательное ведение журналов регистрации. Письменно или в электронном виде? Ведение регистрационного журнала может производиться в электронном виде.

Правовая база не предусматривает какую-то особенную форму приказной документации, имеющей, кроме того, специальные оговорки о ее оформлении.

Под последним мы имеем ввиду прошивку журнала, печатное удостоверение или нумеровку. В случаях, когда журналы регистрации формируются в программе 1С, нумерация для приказов происходит сама собой.

Приказы по основной деятельности обычно нумеруются порядковым номером, а кадровые – номером и буквой. Например, номер может выглядеть как «Приказ №2 -л/с» или «Приказ №2-к».

Для документов с разным сроком хранения придумайте разные обозначения. Например, краткосрочные можно помечать как кадровые, а длительные – как по личному составу. 3 Разделите приказы по кадрам на 2 части по срокам хранения.

Документы о предоставлении очередного или учебного отпуска, краткосрочной командировке, поощрениях и дисциплинарных взысканиях хранятся 5 лет. Приказы о приеме на работу, переводу, увольнении, длительных командировках и длительных отпусках подшейте в другую папку. На обложках скоросшивателей напишите название папки и срок хранения.

Приказы по основной деятельности подшейте отдельно 4 В крупных фирмах приказы оформляют разные службы.

Кто несет ответственность? Ответственность за ведение журнала несет определенный работник Основная работа предприятия регулируется, прежде всего, его главой в лице директора. Он, в свою очередь, возлагает ответственность по распоряжениям и приказам на руководителей отделов.

Иногда задачи организации носят комплексный характер. В этом случае директором создается специальная комиссия, в которую входят специалисты в разных областях. Распоряжения следует делить на разновидности в зависимости от того, являются ли они главными или оперативными. Вариант классификации приказов:

  • Приказы по основной работе предприятия. Распоряжения этого уровня издаются наряду с другими задачами основной деятельности предприятия.
  • Приказы по работе администрации.
  • Приказы по этой классификации должны регистрироваться и храниться отдельно. Это связано с установленными сроками хранения.

Данные сведения относятся к приказам по основной деятельности и фиксируются в другом документе. После закрытия журнала он сдается в архив, где хранится на протяжении 75 лет.

Исправление допущенных ошибок В некоторых случаях при заполнении журнала могут быть допущены ошибки. В таком случае следует помнить несколько общих правил:

  1. Страницы из книги вырывать запрещено.
  2. Использовать корректирующие средства, подтирать с помощью терки или лезвия неправильные данные запрещено.
  3. Для исправления необходимо зачеркнуть неверную запись одной чертой и рядом вписать правильные данные.
  4. Все исправления вносятся сразу же после обнаружения ошибки.

: Как создать и оформить журнал на 1С? Предлагаем ознакомиться с видео-уроком по созданию и оформлению журнала в программе 1С.

Источник: http://advocatus54.ru/dolzhen-li-rabotodatel-vesti-zhurnal-registratsii-prikazov-po-lichnomu-sostavu/

Журнал регистрации приказов по личному составу. Образец и бланк 2018 года

Можно вести журнал регистрации приказы по личному составу отпуска

Формирование журнала регистрации приказов по личному составу происходит обычно тогда, когда предприятие имеет достаточно большой штат работников. В таких случаях вся кадровая документация подлежит обязательному учету и контролю, для чего создаются отдельные обобщающие документы в виде журналов.

ФАЙЛЫ
Скачать пустой бланк журнала регистрации приказов по личному составу .docСкачать образец заполнения журнала регистрации приказов по личному составу .doc

Расшифровка понятия «личный состав»

Личный состав любой организации – это все те люди, которые работают в ней на условиях трудового договора. При этом не имеет значения, трудится ли человек на постоянной основе или его работа носит временный, срочный или сезонный характер.

Таким образом, все приказы, выпущенные в отношении этих лиц, считаются приказами по личному составу. Это могут быть приказы о

  • трудоустройстве,
  • сокращении,
  • отпуске,
  • материальном поощрении,
  • дисциплинарном взыскании,
  • дежурствах,
  • переводе на другую должность и т.д.

На сегодняшний день список таких приказов является открытым, что подразумевает под собой то, что кадровая служба каждой организации вправе самостоятельно формировать их перечень. При этом сведения обо всех этих распоряжениях должны заноситься в соответствующий журнал регистрации.

Единственное исключение составляет руководящая «верхушка» фирмы – приказы о назначении директора и главного бухгалтера, а также иных работников, упомянутых в уставе, относятся к приказам об основной деятельности юридического лица. А это значит, что их вносить в журнал регистрации приказов по личному составу не нужно.

Зачем нужен журнал

Значение журнала понять не сложно: он позволяет систематизировать данные о распоряжениях руководства предприятий в отношении подчиненных, а также оптимизировать работу с ними.

Для того, чтобы сведения были полными, в журнале должны регистрироваться все без исключения приказы относительно кадрового состава предприятия в хронологическом порядке.

При необходимости журнал помогает быстро отыскать нужный приказ, а также, в случае возникновения сложных спорных ситуаций между работодателем и работником и доведения дела до инспекции по труду или суда, дает возможность подтвердить или опровергнуть правомерность тех или иных действий каждой из сторон трудовых взаимоотношений.

Что необходимо фиксировать в документе

Для того, чтобы документ выполнял свою функцию, в него вносится ряд определенных сведений, в том числе дата выпуска каждого приказа, коротко – суть, ФИО работника и т.д. Кроме того, журнал должен иметь начальную дату его формирования и дату закрытия.

При этом организация имеет право самостоятельно решить, нужно ли вести отдельные журналы по каждому типу приказов или достаточно того, что все приказы будут вноситься в один журнал.

Ответственный за ведение

Обычно обязанность по ведению журнала регистрации приказов возлагается на руководителя/специалиста кадрового отдела, юрисконсульта или даже секретаря, т.е. того работника, который отвечает за работу с документацией по личному составу предприятия.

В любом случае, это должен быть сотрудник, контролирующий кадровый документооборот, а также имеющий представление о том, как правильно вести подобного рода документы.

Основные правила составления

Унифицированной единой формы журнала нет, поэтому работники компаний могут формировать его в произвольном виде или, если в организации есть разработанный и утвержденный шаблон документа, по его образцу. При этом документ должен включать в себя ряд обязательных сведений. К ним относятся:

  • наименование предприятия;
  • дата открытия журнала, дата его окончания;
  • должность, фамилия-имя-отчество ответственного за его ведение сотрудника;
  • срок хранения документа.

Основную часть журнала лучше всего оформить в виде таблицы, которую следует разделить на несколько столбцов. В них надо вписать:

  • порядковый номер приказа, дату его выпуска;
  • номер документа, его вид, содержание;
  • ФИО и табельный номер работника, которого он касается;
  • основание для выпуска распоряжения.

При необходимости таблицу можно дополнить и другой информацией, или, напротив, сократить.

На что обратить внимание при оформлении

Как и содержание журнала, его оформление полностью отдано на откуп составителям. Журнал допустимо формировать в простой рукописной или электронной форме.

При этом, если журнал ведется на компьютере, дублировать его в распечатанном виде необязательно.

Ну а если руководство компании считает необходимым ведение документа в «живом» виде, то использовать для журнала можно как простые чистые листы бумаги, так и фирменные бланки предприятия.

ВАЖНО! В приказе должно быть указано ответственное за ведение журнала регистрации приказов лицо.

Проштамповывать журнал необходимо только в том случае, если норма по визированию таких документов с помощью штемпельных изделий закреплена в локальных актах фирмы.

Обычно данные журналы достаточно внушительны по объему и имеют не один десяток страниц. В таких случаях все листы журнала необходимо пронумеровывать, скреплять между собой при помощи крепкой нити, прописывая с внешней стороны дату создания документа и проставляя подпись ответственного лица.

Как и сколько времени хранить журнал

Как правило, журнал регистрации приказов по личному составу лежит в кадровом отделе компании в отдельном месте, куда нет доступа посторонним лицам.

Срок хранения документа определяется либо законодательством РФ, либо внутренними нормативно-правовыми документами предприятия. После того, как журнал утрачивает свою актуальность, его полагается уничтожить.

Источник: https://assistentus.ru/forma/zhurnal-registracii-prikazov-po-lichnomu-sostavu/

Журнал регистрации приказов по личному составу – образец

Можно вести журнал регистрации приказы по личному составу отпуска

Журнал регистрации приказов по личному составу – образец такого документа пригодится любому работодателю и может стать ценным элементом кадрового документооборота. В чем его предназначение и где можно скачать данный документ?

Для чего нужен журнал учета приказов по личному составу?

Какие документы учитываются в журнале: специфика приказов по личному составу

Журнал регистрации приказов по личному составу: структура документа

Где можно скачать образец журнала учета приказов по личному составу (образец заполнения журнала)?

Итоги

Для чего нужен журнал учета приказов по личному составу?

Рассматриваемый регистр используется кадровыми службами в целях учета документов, классифицируемых как приказы (распоряжения) по личному составу, то есть представляющих собой локальные нормативы, которые определяют служебные, должностные и трудовые функции рядовых (не относящихся к руководству) сотрудников.

Необходимость в использовании журнала регистрации приказов по личному составу обусловлена тем, что:

  • регистрация приказов нужна в случае, если срок их хранения составляет 75 лет;
  • приказы, которые служат основанием для внесения данных в основные учетные документы работников (например, трудкнижки), необходимо регистрировать.

У некоторых работодателей установлено правило, в соответствии с которым тот или иной локальный норматив вступает в действие только при условии его регистрации. В соответствии с разд. 2.2.

2 ГОСТ Р 51141-98 («Делопроизводство и архивное дело») под регистрацией понимается некая запись о документе, которая удостоверяет факт его создания.

Журнал учета приказов — один из возможных регистров, в которых соответствующие записи могут фиксироваться.

Таким образом, внесение сведений о приказе по личному составу в журнал, о котором идет речь, можно также рассматривать как одно из необходимых действий, наряду с подписанием приказа, осуществляемых в целях легитимизации соответствующего документа.

О том, какое место среди иных организационно-распорядительных документов занимают приказы по личному составу, читайте в материале «Приказы по основной деятельности – это какие приказы?».

Какие документы учитываются в журнале: специфика приказов по личному составу

Приказы по личному составу являются, как правило, персонифицированными — регулирующими деятельность конкретных работников или групп таковых (например, отдела или службы).

Как мы отметили выше, к приказам по личному составу принято относить только те локальные документы, действие которых распространяется на рядовых сотрудников (не относящихся к руководству в соответствии с уставом). То есть, к примеру, приказ о назначении генерального директора или главного бухгалтера не должен регистрироваться в рассматриваемом журнале.

К документам, которые могут учитываться в журнале, чаще всего относятся приказы:

  • о приеме сотрудника на работу;
  • увольнении сотрудника;
  • переводе сотрудника на другую должность;
  • совмещении сотрудника;
  • совместительстве сотрудника;
  • заработной плате;
  • командировке;
  • отпуске, декрете;
  • награждении;
  • изменении Ф. И. О. работника.

Формы приказов о личном составе работодатель вправе использовать те, которые посчитает нужным выбрать. Но по традиции в РФ распространено использование унифицированных форм, таких, например, как:

  • Т-1 и Т-1а (для оформления приказа о приеме сотрудника);
  • Т-8 и Т-8а (для оформления приказа об увольнении);
  • Т-9 и Т-9а (для оформления приказа о командировке).

Данные формы утверждены постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 № 1.

Скачать форму Т-1

Скачать форму Т-1а

Скачать форму Т-8

Скачать форму Т-8а

Скачать форму Т-9

Скачать форму Т-9а

Прежде чем регистрировать тот или иной приказ по личному составу и придавать ему таким образом юридическую силу (если это предусмотрено правилами документооборота), сотрудник отдела кадров должен убедиться в том, что приказ имеет необходимые признаки легитимности, такие как:

  • наличие ссылки на документ, являющийся основанием для издания приказа (например, трудовой договор — если речь идет о приказе о приеме на работу), ссылки на НПА — если норма, устанавливаемая приказом, корреспондирует с положениями соответствующего документа или НПА;
  • наличие наименования, даты, номера, места составления документа;
  • наличие заголовка документа;
  • наличие текста приказа;
  • наличие подписи руководителя работодателя;
  • наличие отметки о согласовании документа юристом или иным компетентным сотрудником.

О документе, являющемся источником дополнительных сведений о работнике, читайте в статье «Анкета при приеме на работу – бланк и образец».

Журнал регистрации приказов по личному составу: структура документа

Формы журнала, о котором идет речь, не утверждены законодательно и не рекомендованы компетентными регуляторами, поэтому у каждого из работодателей разрабатывается своя собственная форма соответствующего документа. На практике она чаще всего представлена следующими основными элементами:

  • титульным листом;
  • разделом, в котором указывается перечень сотрудников, ответственных за ведение журнала;
  • основным разделом, в котором регистрируются приказы по личному составу.

На титульном листе документа указываются:

  • наименование работодателя;
  • название документа — «Журнал регистрации приказов по личному составу»;
  • дата начала заполнения;
  • дата окончания заполнения.

Во втором разделе журнала предполагается присутствие:

  • Ф. И. О., должностей сотрудников, ответственных за ведение журнала;
  • сведений о документах, на основании которых данные сотрудники назначены ответственными;
  • подписей ответственных лиц, удостоверяющих ведение ими журнала в конкретные периоды времени;
  • сведений о соответствующих периодах.

В основном разделе журнала предполагается указание:

  • перечня порядковых номеров записей о регистрации приказов;
  • дат, номеров утверждения приказов;
  • конкретных разновидностей приказов;
  • Ф. И. О., табельных номеров сотрудников или групп таковых, на которых распространяется действие приказа;
  • документов, на основании которых издаются приказы.

Об оформлении регистра учета организационно-распорядительных документов по основной деятельности читайте в материале «Журнал регистрации приказов по основной деятельности».

Где можно скачать образец журнала учета приказов по личному составу (образец заполнения журнала)?

Загрузить заполненный образец журнала, в котором ведется учет соответствующих локальных правовых актов, вы можете на нашем портале.

Скачать образец заполнения журнала учета приказов по личному составу

О том, как ведется учет инструкций по охране труда, читайте в статье «Журнал учета инструкций по охране труда – форма и образец».

Итоги

Журнал учета приказов, юрисдикция которых распространяется на рядовых сотрудников работодателя, — документ, который, с одной стороны, позволяет повысить эффективность документооборота, с другой — может легитимизировать создаваемые организационно-распорядительные документы. Журнал ведется ответственными сотрудниками предприятия.

Источник: http://nalog-nalog.ru/kadrovye_dokumenty_i_obrazcy/zhurnal_registracii_prikazov_po_lichnomu_sostavu_obrazec/

Журнал регистрации приказов по личному составу в 2018 году – образец, бланк, как правильно вести

Можно вести журнал регистрации приказы по личному составу отпуска

Многие руководители предприятий задаются вопросом – обязательно ли вести журнал регистрации приказов по личному составу.

Рассмотрим, что об этом говорит законодательство России, актуальное в 2018 году. Ведение кадровых документов – важная составляющая деятельности каждой фирмы.

Ведь так можно зафиксировать любое событие в трудовой жизни сотрудников. В компаниях накапливается множество документов, которые составляются каждый день.

К ним приходится обращаться, когда проводится аудит, проверка, или нужно представить определенные справки сотруднику.

Чтобы систематизировать и оптимизировать документы, необходимо использовать специальные журналы.

Что нужно знать

Все приказы и иные документы стоит регистрировать в соответствующем журнале и книге.

Один из таких документов – журнал регистрации приказов по личному составу. Что же это за понятие, какое содержание журнала и правила оформления?

Сразу скажем, что нет четких правил, которых стоит придерживаться, если вы решили завести журнал регистрации.

Основные термины

В журнале регистрируют все приказы, что были изданы в компании и касаются разных действий в отношении персонала.

Фиксируют трудовой путь сотрудников. И если возникает необходимость, можно быстро найти определенный приказ.

Такой журнал используют при разбирательствах в судебном органе. Это подтверждающий документ, доказательство.

Регистрацией же называют запись учетной информации о документации по регламентированным образцам.

Это подтверждение фактов подготовки и передачи документации (разд. 2.2.2. ГОСТ Р 51141-98).

Регистрация может придать документам юридическую силу. Пока документ не зарегистрируют, не присвоят номер, он не считается оформленным, а значит, он фактически не существует.

Назначение документа

Такого рода регистр используют кадровые службы, чтобы осуществлять учет документации (приказов по личному составу), что определяет ряд служебных, должностных и трудовых функций подчиненных.

Необходимо вести такой журнал по таким причинам:

Если срок хранения документа длительныйЕго нужно регистрировать
Если на основании приказа нужно внести сведения в основную учетную документацию персоналаОн также подлежит регистрации

В отдельных компаниях действует правило регистрировать документы, и только таким образом он будет действовать. Регистрация в журнале приказа нужна, чтобы легализовать соответствующий документ.

Законодательная база

О порядке нумерации приказов в законодательных документах ничего не говорится. А значит, можно придерживаться Инструкции, что была утверждена приказом Росархива от 27 ноября 2000 № 68.

Ведение записей осуществляется в соответствии с такими документами:

Как правильно вести журнал регистрации приказов по личному составу

Почти все приказы по личному составу персонифицированы. Виды приказов по личному составу:

Те приказы, в соответствии с которыми назначают на должность первое лицо фирмы – это приказы по основной деятельности, а не по личному составу.

Отдельные приказы подготавливают в соответствии с унифицированной формой первичных учетных документов по учету кадров.

Они перечислены в Постановлении Госкомстата РФ от 5 января 2004 года № 1. Обычно используются формы такого типа – Т-1, Т-1а, Т-8, Т-8а и т. п.

Если используется буквенное обозначение «а», значит, приказ оформляется в отношении нескольких человек.

Такие формы были утверждены 5 января 2004 года (Постановление Госкомстата № 1).

Кто заполняет бланк

Журнал заполняют с того момента, как предприятие начнет вести свою деятельность, и до того дня, пока не закончатся листы. Поэтому желательно использовать толстую тетрадь, чтобы не пришлось ее часто менять.

Так как журнал регистрации – один из основных документов, которые передаются в архив, в компании должен быть сотрудник, что будет отвечать за его ведение.

Назначают такого человека, издав приказ. Но бывает, что соответствующее обязательство прописывается в должностных инструкциях специалистов по кадрам.

Документ ведется такими лицами:

  • сотрудником отдела кадров;
  • менеджером по персоналу;
  • секретарем
  • делопроизводителями;
  • руководителем.

Кто именно будет вести журнал, будет зависеть от того, какие масштабы фирмы и какова ее организационная структура.

Порядок составления

Обязательно при оформлении журнала учитывать следующие требования. Используйте твердую обложку, особенно при регистрации долгосрочных приказов.

Ведь следует позаботиться о том, чтобы журнал долго хранился. На обложках пишут название и индекс.

Все страницы нумеруют (используется сплошной способ – проставляют порядковые номера). Затем журнал прошивают согласно требованиям нормативных документов. Ставят пломбу.

Прошивают журнал нитями, и на фронтальных сторонах их завязывают в узел. На нити приклеивают листок с данными о дате окончания документа, номере приказа об его окончании.

Печать должна ставиться таким образом, чтобы часть ее была на самом журнале, а часть – на узлах нитей.

Последняя страница должна содержать сведения такого плана:

  • количество страниц;
  • подпись руководителя фирмы или начальника отдела кадров;
  • печать.

Так можно обеспечить защиту документа от исправления. До того, как регистрировать приказ в журнале, работник отдела кадров должен проверить, легитимен ли документ.

Проверяется:

  • есть ли ссылка на документ, на основании которого издавался приказ (трудовые соглашения, НПА и т. д.);
  • есть ли дата, название, номер, прописано ли место подготовки приказа;
  • есть ли заголовок и текст, подпись;
  • есть ли отметка, подтверждающая согласования приказа с уполномоченным специалистом компании.

Так как законодательство не устанавливает единой формы журнала, каждое предприятие разрабатывает свой образец.

Обычно он содержит:

  • титульный лист;
  • раздел, где перечислены сотрудники, что отвечают за ведение документа;
  • раздел, где осуществляется регистрация приказов по личному составу.

На титульной странице пишут:

  • название компании;
  • название документы;
  • дату, с которой начали вести журнал;
  • дату, когда заполнение прекращается.

Второй раздел содержит:

  • ФИО, должности работников, что отвечают за ведение журнала;
  • данные о документации, что является основанием для назначения работников ответственными;
  • подписи каждого такого лица;
  • данные о периоде, в течение которого лицо ведет учет.

Основной раздел отражает такие сведения:

  • номер записи о регистрации приказа;
  • дату, номер приказа, что был утвержден;
  • разновидность приказа;
  • ФИО, табельный номер работника;
  • документы, что послужили основанием для издания приказа.

Такой журнал – важный юридический документ. А значит, стоит его оформлять правильно. Каждая запись должна быть полной.

Нельзя сокращать данные, если это приведет к проблемному их толкованию. Не допустимы ошибки и исправления, нельзя использовать корректирующие средства для правки записи.

Если есть ошибка, ее зачеркивают сплошными линиями. Рядом же пишут правильные данные.

Правила ведения журнала прописываются руководством в отдельных нормативных актах по основной деятельности, что должны оформляться в свободных формах и определять:

  • кто будет ответственным лицом;
  • кто станет замещать ответственных лиц при условии их отсутствия;
  • какой период ведения и где документ будет храниться.

Стоит учитывать и такие особенности ведения журнала:

Каждый приказ стоитРегистрировать в день, когда его издали
Регистрируют любое распоряжениеРуководителя относительно работника
Если приказ не зарегистрированОн не будет иметь юридической силы
Обычно журнал ведут за текущий годС начала следующего года нумерация начинается сначала
Все приказы имеют уникальные кодыПоэтому не возникнет трудности при необходимости их отыскать
Журнал могут вести в бумажном или электронном форматеЖурнал регистрации приказов по личному составу в электронном виде предполагает установление защиты (пароля)

Стоит рассмотреть и такие нюансы:

Сведения о сотрудникеЧто отвечает за ведение журнала, могут прописываться на обложках документа, на каждом или последнем листе
Каждый лист нужно защитить от изъятия и вложенияПоэтому журнал прошивают
Отражение ФИО должно быть полным,А название должности, специальностей и профессий – согласно штатному расписанию
Подчистка, исправление, удаление не допустимы (о чем говорилось выше)При необходимости корректировки написанного, запись зачеркивают так, чтобы она могла быть прочитана. Новую запись делают в этой же графе. Если есть пункт «Примечание», в нее пишут исправление. Если такого пункта нет, то можно сделать отметку ниже, аналогично тому, как это делается в трудовых книжках (запись такая-то в графе такой-то недействительна). Затем прописывается новая информация
Журнал регистрации – внутренний документЕго нельзя передавать кому-либо, кроме специалистов отдела кадров. Передача возможна только при наличии письменного распоряжения начальства
Руководитель подразделения или иное должностное лицо компанииМожет ознакомиться с журналом только в присутствии лиц, что отвечают за его ведение
Журнал регулярно передается начальнику отдела, чтобы тот проверилСвоевременно и правильно ли приняты решения, а также мог подготовить отчет, доклад, проанализировать кадровую работу
Порядок индексации разрабатывается в компании

Образец заполнения

Если будем сравнивать журналы, что ведут в разных фирмах, увидим существенные отличия. Некоторые предприятия убирают определенные пункты, некоторые же добавляют ряд дополнительных полей.

: какие должны быть журналы регистрации и как их прошить

Руководство имеет возможность не только самостоятельно разрабатывать документ, учитывая свои потребности, но и покупать уже готовый журнал.

Какой срок хранения

Сроки хранения приказов сильно отличаются:

Есть долгосрочные приказы, которые сохраняют 75 лет. Это приказо приеме человека на работу;о переводе или увольнении;о получении отпуска;об аттестации сотрудника;о назначении премий и т. д.
К краткосрочным приказам со сроком хранения 5 лет относят документ, в соответствии с которымпредоставляется человеку отпуск;выносится дисциплинарное взыскание;оформляется командировка

Компания может вести отдельные журналы для долгосрочных приказов и для краткосрочных. Если предприятие большое, то целесообразно деление на несколько групп (на каждую группу журнал отдельный).

Срок хранения журнала регистрации устанавливается в соответствии с Основными правилами работы с архивацией документации.

Осуществляется группирование приказов и формирование их в отдельные дела. Когда окончат вести журнал, его передают в архивы. Там он и будет храниться 5 или 75 лет.

Нужно ли вести журнал регистрации приказов по личному составу, решает гендиректор. Четкого требования по его ведению в законодательстве нет.

Но стоит отметить, что никогда не знаете, в какой момент понадобится отыскать определенный приказ.

А без журнала это сделать сложно. Его используют в разных целях, о которых уже упоминалось выше.

Подобный журнал регистрации – документ, позволяющий повлиять на эффективность документооборота, а также сделать легитимными определенные источники.

Внимание!

  • В связи с частыми изменениями в законодательстве информация порой устаревает быстрее, чем мы успеваем ее обновлять на сайте.
  • Все случаи очень индивидуальны и зависят от множества факторов. Базовая информация не гарантирует решение именно Ваших проблем.

Поэтому для вас круглосуточно работают БЕСПЛАТНЫЕ эксперты-консультанты!

ЗАЯВКИ И ЗВОНКИ ПРИНИМАЮТСЯ КРУГЛОСУТОЧНО и БЕЗ ВЫХОДНЫХ ДНЕЙ.

Источник: http://jurist-protect.ru/zhurnal-registracii-prikazov-po-lichnomu-sostavu/

Нужно ли заполнять журнал регистрации приказов на отпуск — скачать удобный образец в excel

Можно вести журнал регистрации приказы по личному составу отпуска

> Трудовое право > Отпуск > Ежегодный > Документы > Нужно ли заполнять журнал регистрации приказов на отпуск — скачать удобный образец в excel

Ведение журналов для регистрации документации позволяет обобщить, сопоставить данные отдельных видов входящих документов.

Учет приказов на предоставлении отпуска штатным работникам организации производится в специальной сводной книге.

Его примерный образец можно скачать ниже, порядок заполнения рассмотрен в статье.

Уважаемые читатели! Статья описывает типовые ситуации, но каждый случай уникальный.

Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему – воспользуйтесь формой онлайн-консультанта в правом нижнем углу сайта или позвоните по прямым телефонам:

+7 (499) 653-60-72 доб.445 – Москва – ПОЗВОНИТЬ

+7 (812) 426-14-07 доб.394 – Санкт-Петербург – ПОЗВОНИТЬ

Задайте вопрос бесплатно здесь – если вы проживаете в другом регионе.

Это быстро и бесплатно!

Когда работник направляется в отпуск, руководителем подписывается приказ и присваивается порядковый номер в соответствии журналом. Основанием для распоряжения директора является график и заявление подчиненного.

Кадровые документы, в этом случае, подлежат обязательному учету в виде составления подобного документа.

Журнал помогает найти необходимый документ достаточно быстро. При возникновении конфликтов между работодателем и работником, обратившимся в инспекцию по труду, с помощью книги учета представляется возможность доказать или опровергнуть законность действий каждой стороны.

В сводном журнале регистрации приказов на отпуск сотрудников отображается периодичность отдыха, основание для его оформления, а также факт предоставления определенному специалисту.

Следует знать, что все приказы нельзя регистрировать в один журнал. Распоряжения различаются по сроку их хранения в зависимости от типа предоставляемого отпуска и его длительности. Они подлежат регистрации в разных кадровых книгах и хранятся по отдельности.

Журнал регистрации отпусков содержит информацию о приказах со сроком хранения меньше 5 лет.

К такой категории относятся распоряжения на ежегодный оплачиваемый отпуск, ученический, отзыв и перенос ежегодного отдыха.

Полный список распорядительных бланков содержится в гл.19 Трудового кодекса РФ.

Когда срок хранения документа о предоставлении отдыха равен 75 годам, то регистрация осуществляется отдельно.

Оформляется журнал, к примеру, по личному составу и записываются виды приказов:

Метод ведения и учета

При проверке контролирующими органами журнал о регистрации приказов не включается в перечень ревизионных документов. Его заполнение и наличие необходимо самой компании для обобщения информации, ее систематизирования.

Журнал регистрации позволит прослеживать хронологию изданных распоряжений, присвоение непрерывности номеров. К тому же, книга поможет решить вопросы дисциплинарных взысканий во внутренних конфликтах с сотрудниками организации.

Для придания документу юридического статуса все его страницы нумеруются, прошиваются и скрепляются печатью организации. В этом случае легко доказывается факт, что в журнал не были внесены изменения, корректировка дат не производилась, страницы не убирались, не добавлялись новые листы.

Оформлять его можно также и в электронном виде, законодательством в этом направлении строгих норм не установлено.

Порядок заполнения

Оформлением приказов и их регистрацией занимается сотрудник кадрового отдела, наделенный соответствующими полномочиями и обязанностями.

Предприятия могут применять в работе типовые бланки регистрационных книг, а также самостоятельно разработанные формы.

Для регистрации отпусков унифицированной формы не существует, состав документа определяется решением руководителя фирмы.

В журнале учета и регистрации распоряжений должна присутствовать обязательная информация:

  • название компании;
  • дата начала и окончания ведения;
  • срок хранения книги;
  • должность ответственного работника, его ФИО.

часть документа представляется в виде таблицы, состоящая из нескольких столбцов:

  • номер строки — последовательно вписывается номер, начиная с 1;
  • дата приказа — данные из распоряжения;
  • номер приказа — нумерация может включать в себя не только цифры, но и буквы, без наличия дублирующих номеров на протяжении 1 года;
  • данные о работнике — отдел, должность, ФИО;
  • вид отпуска — заполняется в соответствии с нормами ТК;
  • продолжительность — дата ухода в отпуск и его завершение;
  • основание — реквизиты графика, справки вызова из института, заявления подчиненного;
  • примечание — добавляются необходимые пометки, замечания.

С первого января 2013 года компаниям разрешено вносить поправки в форму первичных документов, тогда образец бланка утверждается приказом директора. Регистрирование приказов на отдых штатных единиц предусмотрено нормой законодательства — ГОСТ Р 51141-98.

В соответствии с графиком трудящиеся уведомляются о предстоящем отпуске, согласуют точную дату его начала и передают данные в отдел кадров. Специалист кадровой службы заносит информацию об отдыхе в личную карточку работника, а также в журнал регистрацаии.

Скачать образец заполнения

Регистрационную книгу учета для распоряжений можно оформить в том виде, какой удобен компании. Ниже представлен возможный образец, который можно скачать, отредактировать под свои нужды.

Скачать образец журнала регистрации приказов о предоставлении отпусков — excel.

О порядке хранения и регистрации кадровых приказов предоставляем посмотреть в данном видео:

Журнал для учета оформляемых распоряжений об отпусках не относится к обязательному регистрационному документу, который может быть запрошен контролирующими органами. Тем не менее многие компании занимаются его ведением, тем более при большой численности персонала.

Сводную книгу можно оформить в любом удобном виде, вести ее электронно или на бумаге. Наличие подобного документа позволит наладить порядок в оформляемой кадровой документации компании.

Не нашли в статье ответ на Ваш вопрос?

Получите инструкции, как решить именно Вашу проблему. Позвоните по телефону прямо сейчас:

+7 (499) 653-60-72 доб.445 – Москва – ПОЗВОНИТЬ

+7 (812) 426-14-07 доб.394 – Санкт-Петербург – ПОЗВОНИТЬ

Задайте вопрос бесплатно здесь – если вы проживаете в другом регионе.

Это быстро и бесплатно!

Источник: https://azbukaprav.com/trudovoe-pravo/otpusk/ezhegodnyj/dokumenti/zhurnal-registratsii-prikazov.html

LawyeRics
Добавить комментарий