8(800)201-99-74

Ответное письмо на отказ в заключении договора о предоставлении услуг

Содержание

Как правильно написать письмо отказ — обучаем на примере

Ответное письмо на отказ в заключении договора о предоставлении услуг

Сегодня речь пойдет о не очень приятной, но достаточно часто встречающейся ситуации – письмо-отказ. Отказ возникает в самых разнообразных деловых ситуациях: отказ в продолжении/возобновлении сотрудничества, отказ в выполнении требований, отказ в приеме на работу и т.д.

 При всей разности деловых ситуаций написание письма-отказа связано с одинаковыми трудностями, когда:

  •  мы не можем пойти навстречу нашему адресату (возможно, адресату «неплохому», но не устраивающему нас по ряду объективных причин);
  •  нам неприятно отвечать отказом;
  •  нам (лично или компании) важно сохранить благорасположение и лояльность адресата.

Недавно я проводила тренинг по деловому письму для крупной производственной компании. Участниками тренинга были руководители подразделений, обеспечивающих эффективную работу службы закупок. По роду деятельности им достаточно часто приходится писать письма-отказы.

Например, компания объявила конкурс (тендер) на выбор поставщика услуг или сырья, или производственных материалов. В ее адрес пришли заявки от потенциальных участников. Тендерный комитет выбрал одну или несколько компаний для сотрудничества. Часть компаний оказались не выбранными. И в этой ситуации нужно официально и вежливо написать письмо-отказ.

Казалось бы, что здесь сложного? Бери и пиши: «В результате рассмотрения Вашей заявки принято решение отказать вам в сотрудничестве».

И вот тут-то и появляется трудность: если представить себя на месте адресата, получающего такое письмо, то для большинства людей такая формулировка звучит как-то не совсем хорошо и даже обидно, хотя по факту никаких плохих слов здесь нет. Но есть негативные эмоции, есть чувство обиды от того, что предложение не оценили, не выбрали, что предпочтение отдали другому. А авторы письма имеют опасность впредь не получить отклика на свои предложения.

Как избежать такого эффекта? Как отказать так, чтобы не обидеть, не поставить крест на возможности будущего сотрудничества? Важно знать правила делового письма, содержащего отказ!

Рекомендации при написании писем-отказов

1. Для того чтобы грамотно и эффективно писать письма-отказы, необходимо иметь спокойную внутреннюю деловую установку. Участникам моего тренинга я ее озвучиваю так: «Вы работаете в бизнесе. Бизнес – это сфера взаимодействия, где каждая из сторон преследует свои цели. Цели сторон не всегда совпадают.

Важно придерживаться взаимного уважения и понимания того, что каждый имеет право на свои интересы. Вы представляете деловые интересы своей компании. Случай отказа – это абсолютно нормальный для любого бизнеса случай. Более того, это рабочая практика, с которой нужно научиться грамотно работать.

Научиться грамотно отказывать – это значит научиться делать это максимально корректно».

2. Для того чтобы отказ прозвучал для адресата максимально корректно, важно, чтобы письмо содержало следующие важные компоненты:

1) письмо-отказ должно быть персонально адресованным (персональное обращение):

 «Здравствуйте, уважаемый Иван Иванович!»

«Уважаемая Наталья Константиновна!»

 2) письмо-отказ  должно содержать благодарность за отклик на наше предложение:

 «Благодарим за возможность, которую Вы изыскали, предоставив нам Ваше деловое предложение!»

«Спасибо, что откликнулись на наше предложение»

«Спасибо за присланное в наш адрес резюме».

3. Письмо-отказ должно содержать информацию, указывающую на то, что предложение адресата/коммерческое предложение/резюме было внимательно изучено (в письме-отказе должны звучать узнаваемые адресатом факты и слова).

 «Мы рассмотрели проект Вашей компании по организации … для нашей компании».

«Мы внимательно изучили Ваш проект по …»

«Мы внимательно изучили информацию о Вашем профессиональном опыте и знаниях».

4. Письмо-отказ должно содержать позитивные оценки в адрес адресата (его предложения, продукция, опыт или др.) любые варианты похвалы/комплимента по поводу предложения, с которым адресат к нам обратился:

 «Предложенная Вами схема была очень интересна для нас …»

«Ваше инженерное решение достойно уважения и высоко оценено нашими специалистами»

«Ваш опыт заслуживает внимания и уважения …».

5. Письмо отказ должно содержать четкую формулировку отказа + четкое объяснение причин, по которым принято решение отказать:

 «Несмотря на технически грамотный проект, мы вынуждены пока отказаться от Ваших услуг. Поскольку затраты, которые будет вынуждена нести наша компания, как в период окупаемости проекта, так и после, превосходят наши текущие затраты»

«При этом мы приняли решение о невозможности в данный момент принять Ваше предложение. Это связано с тем, что …»

«К сожалению, в данный момент позитивное решение принято нами в пользу другого кандидата, чей профессиональный опыт более соответствует объему и сложности решаемых в данной должности задач».

6. В письме должно быть упомянуто предложение (или просто упоминание) возможных альтернатив:

 «Мы надеемся, что в дальнейшем мы сможем вернуться к этому проекту и продолжить сотрудничество»

«Уверены в возможности сотрудничества при реализации будущих проектов»

«Мы готовы рассматривать Вашу кандидатуру при открытии новых вакансий».

А теперь посмотрите, как в целом звучит письмо-отказ с использованием перечисленных выше компонентов:

Письмо отказ Инструменты корректности
Добрый день, Владимир! Персональная адресованность
Благодарим за возможность, которую Вы изыскали, предоставив нам деловое предложение! Благодарность за отклик на предложение
Мы рассмотрели проект вашей компании по организации офисной печати для нашей компании. Указание на то, что предложение адресата было внимательно изучено
Предложенная Вами схема была очень интересна для нас, но затраты, которые будет вынуждена нести наша компания, как в период окупаемости проекта, так и после, превосходят наши текущие затраты. Затраты по рискам, от которых избавляет Ваш проект, в данный момент меньше затрат по проекту. Указание на то, что предложение адресата было внимательно изучено.

Комплимент по поводу предложения.

Четкое объяснение причин, по которым принято решение ответить отказом. Поэтому, несмотря на технически грамотный проект, мы вынуждены пока отказаться от Ваших услуг.Комплимент по поводу предложения.

Внятная формулировка отказа. Надеемся, что в дальнейшем мы сможем вернуться к этому проекту и продолжить сотрудничество.Упоминание о возможных альтернативах.

С уважением, Сергей Иванов

Начальник отдела закупок непроизводственных материалов

ТОО «Технология»

 Уверена, что письма-отказы, написанные в соответствии с предложенной структурой, имеют все шансы характеризовать автора такого письма (компанию) как грамотного, корректного, цивилизованного делового собеседника. А инструменты, о которых шла речь в статье, способны сделать написание грамотных писем-отказов пусть непростой, но не столь сложной и эмоционально-затратной работой.

ВОРОТЫНЦЕВА Тамара Леонидовна,

директор по развитию  тренинговой компании

«БИЗНЕС ПАРТНЕР», бизнес-тренер,

автор книги «E-mail переписка в бизнесе. Пять правил успеха»

Обратите внимание на тренинг по  Деловой e-mail переписке, который проводит Тамара Воротынцева. Вот, что сама Тамара говорит о тренинге:

Обратите внимание на тренинг Деловая e-mail переписка

(3 голос-ов, 5,00 из 5)
Loading…

в соцсетях:

    деловая переписка, деловое письмо, электронное письмо     

Источник: https://www.training-partner.ru/staty/kak-gramotno-napisat-pismo-otkaz.html

Как оформить письмо-отказ: образцы и примеры

Ответное письмо на отказ в заключении договора о предоставлении услуг

Когда одна организация направляет предложение о сотрудничестве, которая предусматривает подписание договора, другой компании, то, как очевидно, наиболее частым случаем будет отказ в таком сотрудничестве, случаи согласия более редки. В ситуации подобного отказа стандартный вариант — это отсутствие ответных действий со стороны адресата оферты.

Однако возможна ситуация, когда это лицо либо заинтересовалось предложением, хотя и не смогло его принять, либо же полагает, что в дальнейшем взаимодействие вполне возможно. Тогда получателю оферты имеет смысл выслать ее отправителю письмо-отказ, в котором получатель вежливо отказывается от сотрудничества в настоящий момент, но выражает надежду на его возможность впоследствии

Отказ от заключения договора — это документ, который направляется одной организацией в адрес другой, когда первая компания приняла соответствующее решение.

Основанием для него становится предложение, направленное этой другой компанией в адрес первой. Таким образом, составление такого послания — обычная вежливость, поскольку его можно оставить без ответа.

В то же время такое письмо даст возможность улучшить отношения между потенциальными контрагентами, поэтому его составление будет безусловно рациональным шагом, если существует перспектива сотрудничества в будущем.

Предусмотренная форма

Форма отказа от заключения контракта по смыслу должна быть письменной. Устное сообщение оференту о том, что его предложение отвергнуто, по определению не составляет письма.

Образец письма

Письмо-отказ от сотрудничества может быть выполнено различным образом. Ниже приведены несколько образцов такого документа.

Первое письмо-отказ:

Уважаемый Егор Николаевич,

Наша компания внимательно изучила поступившее от Вас предложение относительно концепции рекламной кампании нашего продукта. Мы отметили профессионализм и креативность Вашего продукта.

К сожалению, данная кампания не совпадает с нашим видением того, каким образом должно происходить продвижение нашего продукта. Поэтому в настоящее время мы приняли решение заключит соглашение с другим рекламным агентством.

В будущем мы готовы знакомиться с Вашими новыми идеями.

Благодарим за предложение.

С уважением,

Олег Сидельников

Второе письмо-отказ:

Уважаемый Егор Николаевич,

Мы рассмотрели Ваше предложение, относящееся к участию в тендере на закупку нашим учреждением Ваших медицинских приборов. Его условия показались нам интересными.

Однако, к сожалению, мы вынуждены от него отказаться, поскольку ваши предложения по ценам в отношении нескольких существенных наименований, входящих в данный тендер, не совпадают с нашими возможностями.

В дальнейшем мы проинформируем вас относительно дат проведения и условий наших следующих тендеров

С уважением,

Олег Сидельников

Вежливое содержание

Составляя письмо-отказ, его автору необходимо позаботиться о корректности формулировок. Ведь в дальнейшем не исключена возможность, что сотрудничество с данной организацией все же окажется выгодным. Также нарушение правил хорошего тона может сказаться на деловой репутации компании, отказавшей другой недолжным образом.

С целью сделать письмо как можно более вежливым следует соблюсти ряд рекомендаций.

Прежде всего, следует быть адресовать документ персональным образом. К примеру, начав его с фразы «Здравствуйте, уважаемый Петр Николаевич» или «Уважаемая Ольга Андреевна».

В этом случае будет очевидно, что составитель ознакомился с содержанием предложения.

Также требуется поблагодарить несостоявшегося партнера. К примеру, написав «спасибо за ваше внимание и представленное нам предложение». Эта формула может помещаться как в начале письма, так и в его конце перед подписью.

Далее желательно специально оговорить, что предложение о сделке было внимательно изучено. При этом ему нужно по возможности дать позитивную оценку.

К примеру, указывается, что предложенная схема оказалась любопытной либо же опыт адресата заслуживает уважения.

Когда же письмо доходит непосредственно до отказа, нужно выразить его четко и прямо (но необидным образом!) изложить его причины. Пишется, что к сожалению в настоящий момент наша компания не имеет возможностей для сотрудничества вследствие нехватки средств на издержки либо же текущую ориентацию на иное направление.

Наконец, имеет смысл намекнуть на то, что в дальнейшем при более благоприятных условиях переход к сотрудничеству вполне возможен. Впрочем, такую фразу можно писать лишь в тех случаях, когда и на самом деле не исключено, что в будущем компании станут контрагентами. Если же это невозможно, то не стоит давать адресату несбыточную надежду.

Подписание документа

Официальный отказ в заключении договора подписывается высшим индивидуальным исполнительным органом компании. В качестве такового чаще всего выступает ее генеральный директор.

Также этот документ может быть иметь подпись и иного сотрудника организации, однако в этом случае ему рекомендуется иметь доверенность на соответствующее действие.

Существует мнение, что наличие во внутренних нормативных актах (инструкциях) разрешения другим сотрудникам подписывать такие письма либо же наличие соответствующей нормы в из должностной инструкции дает им полномочия на подобные действия. Однако есть мнение, что в отсутствие доверенности такое действие с их стороны может быть оспорено.

Действия при дополнительном соглашении

Отказ от подписания допсоглашения к договору осуществляется по общим правилам. Письмо на данный предмет пишется аналогичным образом, как и описанный выше. Особенность в том, что требуется изложить мотивы, по которым составитель не собирается подписывать дополнительное соглашение.

Оформление при невозможности поставки

Письмо о невозможности поставки товара составляется организацией, если у нее существовала обязанность поставить товар в определенный срок, однако в дальнейшем появилось основание отказаться от этого действия. В стандартной ситуации причиной для такого шага становится непоступление оплаты продукции от покупателя, хотя это могут быть и иные нарушения.

Также возможна ситуация, когда у самого поставщика внезапно изменилась ситуация и надлежащая продукция на складе отсутствует либо некоторое время либо же ее больше не будет.

Начинается документ с обращения к адресату, то есть лицу, представляющему организацию-получателя поставки. К нему обращаются по имени и отчеству, добавляя слово «уважаемый». Если же в предприятии-контрагенте отсутствуют сотрудники, с которыми данная компания наладила связи, адресация идет с помощью выражения «Уважаемые господа».

Далее следует представиться. К примеру, можно написать «ООО Мегаметизы» приветствует вашу компанию и желает вам успеха в бизнесе. Таким образом адресат сразу поймет, кто направил послание.

Далее указывается основной факт (невозможность осуществить поставку товара). Непосредственно сразу после его упоминания необходимо его мотивировать. К примеру, если речь о самом частом случае, когда контрагент не внес вовремя надлежащую оплату, указывают на этот факт.

При этом приводят пункты действующего договора поставки, которые относятся как к обязанности заказчика своевременно вносить надлежащие средства, так и к праву поставщика задержать товар, если он не увидел денег вовремя. При этом нужно обратить внимание адресата на тот факт, что при дальнейшей задержке оплаты составитель сохраняет за собой право обратиться в суд.

Напротив, если невозможность поставки стала следствием отсутствия товара на складе, следует просто извиниться. В то же время указывать на этот факт не надо, поскольку весьма вероятно, что заказчика он не заинтересует. Предпочтительно известить получателя послания, когда поставка станет возможной.

Далее в любом случае следует написать слова благодарности за понимание, а также выразить надежу на дальнейшее сотрудничество.

Также допускается привести в документе данного типа информацию относительно новых продуктов, которые предлагает отправитель, В частности это имеет смысл в том случае, если поставка невозможна вследствие отсутствия согласованного товара на складе, а недавно появившиеся изделия способны его заменить.

Далее составитель помещает формулу «с уважением» и подписывается под документом.

Подробнее о направлении отказа смотрите ниже на видео.

Рекомендуем другие статьи по теме

Источник: http://znaybiz.ru/predprinimatelskaya-deyatelnost/kontragenty/dogovornye-otnosheniya/pismo-otkaz.html

Образец письма об отказе в заключении договора

Ответное письмо на отказ в заключении договора о предоставлении услуг

Письмо об отказе в заключении договора – образец данного документа читатель найдет в тексте статьи. Кроме того, образец можно скачать по ссылке в конце публикации. Письмо составляется, когда у одного из участников возможной сделки нет желания ее заключать. Дополнительно читатель узнает, как составить документ по всем правилам, предусмотренным актуальным законодательством.

Основания для отказа в подписании соглашения

В силу требований ст. 421 ГК РФ, в России действует принцип свободы договора. Это означает, что стороны правоотношений имеют право не заключать сделки, если это противоречит их желаниям, могут выбирать условия соглашений, если они не противоречат законодательству.

По общему правилу контрагент, которому предложено заключить соглашение, не обязан отвечать на оферту. Можно просто ее проигнорировать, в частности, в ситуации, когда заключение предложенного договора не интересно, не выгодно, по иным причинам нецелесообразно.

Но из данного правила есть изъятия, когда ответить на предложение о заключении сделки необходимо:

  1. В случае, когда организация несет обязанность по заключению соглашения, которое носит публичный характер с любым из обратившихся с таким предложением лицом, в силу требований п. 3 ст. 426 ГК РФ.
  2. По договору поставки, в силу п. 2 ст. 507 ГК РФ.
  3. При заключении госконтракта, либо муниципального контракта, в силу требований ч. 12 ст. 95 ФЗ «О контрактной…» от 05.04.2013 № 44.

Каково содержание письма с отказом от заключения договора?

Если сторона будущего соглашения, направила оферту с целью оформить договор, в случаях, когда направление ответа является обязательным (они изложены выше), требуется дать ответ. Допускается отправлять ответное письмо и тогда, когда реакция на оферту не обязательна.

В письме отражаются сведения о том, по какой причине соглашение не может быть подписано. Какого-либо законодательного порядка по составлению такого рода документов не предусмотрено. В связи с этим необходимо исходить из общих традиций и правил документооборота, правил, предусмотренных в организации (при их наличии).

Мы рекомендуем отразить в письме следующие сведения:

  1. О лице, направившем оферту, в частности, его Ф.И.О., контактные данные, адрес места регистрации. Если заключение соглашения предложило юридическое лицо, в ответе можно указать наименование организации, ее ОГРН, ИНН, адрес места нахождения, сведения о лице, действующем от имени компании без доверенности.
  2. Номер письма, если он присваивается. Указывать номер целесообразно, чтобы не потеряться в большом количестве корреспонденции (если ее действительно много).
  3. Название ответа (письмо, либо ответ на предложение о заключении сделки).
  4. Причины, послужившие основанием отказаться от предложенных условий.
  5. Информация о лице, которое подписывает письмо, его должность, подпись.

На письме ставится печать организации (если имеется).

Ниже мы приведем письмо-отказ от подписания договора, который можно видоизменить под конкретную ситуацию.

Директору ООО «Варашон»

Иванову Ивану Ивановичу,

101000, г. Москва, ул. Сиреневая, 12-56,

Телефон: 123-1231

От директора ООО «Кираприм»

Петрова Петра Петровича,

101000, г. Москва, ул. Правонская, 12-12,

Телефон 321-3211

Исходящий № 123-П

18 марта 2018 года

Уважаемый Иван Иванович!

Сообщаю, что Ваше предложение о заключении соглашения об оказании услуг в области программного обеспечения для нашей организации, поступившее в адрес ООО «Кираприм» 17 марта 2018 года было рассмотрено.

Сообщаю, что в ООО «Кираприм» действует отдел информатизации, который осуществляет все необходимые действия, направленные на установку и поддержание программного обеспечения в организации. В связи с этим, необходимости заключения дополнительных соглашений в настоящее время нет. В случае возникновения такой потребности мы незамедлительно уведомим Вас об этом.

С уважением,

Петров П.П., директор ООО «Кираприм»

Аналогичным образом составляется уведомление об отказе в заключении агентского договора.

Заказчик товара имеет право отказаться от подписания контракта с лицом, победившем торги. Основания для этого приведены в п.п. 9 и 10 ст. 31 ФЗ № 44.

В частности, право отказа предусмотрено, если:

  1. Участник закупочных мероприятий не проходит требования, которые предъявляются к таким лицам.
  2. Участником была предоставлена информация, которая не соответствует действительности, и фактически он не соответствует установленным требованиям.
  3. Имеются обстоятельства, предусмотренные п. 10 ст. 31 ФЗ № 44, который относится к закупке лекарств.

В остальных случаях отказаться заказчик права не имеет.

Порядок отказа (при наличии оснований для этого) следующий. В день обнаружения основания для отказа, либо на следующий день, заказчик публикует в Интернете протокол отказа, и в течение 2 дней направляет его участнику.

В документе содержатся различные данные, в том числе:

  • о том, где и когда он оформлен;
  • о реквизитах исполнителя;
  • о реквизитах контракта;
  • о причине отказа.

В случае, если участник закупки отказывается от контракта, то обеспечительный платеж удерживается.

Возможен ли отказ от заключения публичного договора?

Публичный договор должен быть заключен с любым желающим, однако может возникнуть ситуация, когда заключение соглашения нецелесообразно, и возникает желание от него отказаться.

Сделать это возможно только в случаях, предусмотренных законом, а именно – п. 3 ст. 426, п. 5 ст. 786 ГК РФ, и некоторыми другими нормативными актами.

В частности, отказ возможен, если:

  1. Нет возможности обеспечить перевозку железнодорожным транспортом.
  2. Нет возможности подключить заказчика к водопроводным сетям и на это не выделяют инвестиции муниципальные власти.
  3. Если Банк, обязанный заключать договоры вклада со всеми желающими, подозревает, что возможно отмывание денег и легализация доходов, полученных преступным путем.
  4. Если посетитель заведения находится в состоянии алкогольного опьянения.
  5. Если авиаперевозчик установил, что пассажир внесен в реестр лиц, воздушная перевозка которых ограничена.

Таким образом, письмо об отказе в заключении сделки можно составить в произвольном виде, поскольку законодательных требований к его содержанию не предъявляется. Ознакомиться с образцом письма можно по тексту выше, а скачать его можно по ссылке ниже.

Документы для скачивания

Скачать образец письма об отказе от сделки

Источник: https://zakoved.ru/dogovory/obrazets-pisma-ob-otkaze-v-zaklyuchenii-dogovora.html

Образец письма с отказом от заключения договора

Ответное письмо на отказ в заключении договора о предоставлении услуг

Отказ от заключения договора: его допустимость

Письмо-отказ от заключения договора

Отказ в подписании контракта при поставке товаров для государственных и муниципальных нужд

Когда правомерен отказ от подписания публичного договора

Отказ от заключения договора 

Отказ от заключения договора является правом, отражающим принцип свободы договора (ч. 1 ст. 421 Гражданского кодекса РФ). Отказаться от сотрудничества субъект вправе как на стадии переговоров (ч. 1 ст. 439.1 ГК РФ), так и в ходе договорного процесса (на стадии ответа на оферту и т. п.).

Законодательство содержит ограниченный перечень ситуаций, когда отказаться от заключения договора нельзя:

  • при заключении договора с победителем торгов (ч. 1 ст. 447 ГК РФ);
  • при заключении публичного договора (ст. 426 ГК РФ);
  • если был подписан предварительный договор (ст. 429 ГК РФ);
  • после направления безотзывной оферты, в том числе по правилам для опциона в рамках ст. 429.2 ГК РФ;
  • в некоторых других оговоренных законом ситуациях. 

В большинстве случаев субъекту, не желающему заключать договор, достаточно просто промолчать в ответ на оферту.

Однако иногда закон прямо требует выразить свою позицию в виде документа. Например, когда:

  • у лица, обязанного заключать публичный договор, появились основания для отказа контрагенту-потребителю;
  • сторона в ходе договорного процесса отказывается от подписания договора поставки (ч. 2 ст. 507 ГК РФ) или государственного/муниципального контракта (ч. 2 ст. 528 ГК РФ). 

Письмо-отказ от заключения договора 

Четко регламентированной на законодательном уровне формы письма с отказом от подписания договора нет. Составляется это письмо на фирменном бланке предприятия и заверяется подписью руководителя или иного уполномоченного на то лица. Однако рекомендуется включить в него следующие сведения:

  1. Наименование адресата, а именно:
  • для юридических лиц — наименование, адрес, контактные данные;
  • для физических лиц — Ф. И. О., адрес, контактный телефон при наличии.
  1. Исходящий номер документа, а также дату его регистрации в журнале исходящей корреспонденции.
  2. Название документа, а именно: «Уведомление об отказе от заключения договора».
  3. Далее по тексту необходимо изложить:
  • первоначальные условия, а также предложения, поступившие от адресата;
  • формулировку отказа с указанием четких причин, а также ссылки на нормативно-правовую базу, дозволяющую совершить отказ. 

В случаях, когда письменный отказ обязателен, необходимо обратить внимание на его отправку контрагенту по правилам передачи юридически значимых сообщений. 

Отказ в подписании контракта при поставке товаров для государственных и муниципальных нужд 

Пп. 9, 10 ст. 31 закона «О контрактной системе в сфере закупок товаров, работ, услуг для обеспечения государственных и муниципальных нужд» от 05.04.2013 № 44-ФЗ предоставляют заказчику в некоторых случаях возможность отказаться от заключения договора с победителем торгов.

Это случаи обнаружения заказчиком:

  • несоответствия участника закупки требованиям, предъявляемым к участникам торгов;
  • предоставления недостоверной информации в отношении соответствия победителя торгов указанным требованиям;
  • наличие обстоятельств, изложенных в п. 10 ст. 31 закона № 44-ФЗ (при закупке лекарственных средств). 

Если таких обстоятельств не усматривается, отказ заказчика будет неправомерен.

Последствия произведенного действия регламентированы п. 11 той же статьи, по условиям которой заказчик не позднее 1 дня со дня обнаружения обстоятельств, послуживших основанием для отказа, размещает в сети интернет соответствующий протокол, который впоследствии в течение 2 дней надлежит отправить другой стороне.

Указанный протокол должен содержать сведения:

  • о времени и месте его оформления;
  • реквизитах исполнителя, от контракта с которым заказчик отказывается;
  • мотивированной причине отказа от заключения контракта. 

Скачать образец протокола можно, пройдя по ссылке: Образец протокола об отказе в заключении договора.

Отказ же участника закупки повлечет неприятные для него последствия: обеспечительный платеж, внесенный при подаче заявки на торги, ему не вернут. Исключением являются торги в форме конкурса, проводимые в 2 этапа: после первого этапа участники могут отказаться от второго.

Когда правомерен отказ от подписания публичного договора 

Сама сущность публичного договора — в необходимости заключить его с каждым обратившимся.

В то же время иногда закон разрешает обязанному лицу отказывать в заключении договора по причинам, не позволяющим оказать необходимую потребителю услугу (ч. 3 ст. 426 ГК РФ). Например, вследствие:

  • отсутствия технической возможности организовать железнодорожную перевозку (ст. 11 Устава железнодорожного транспорта РФ от 10.01.2003 № 18-ФЗ);

Источник: https://rusjurist.ru/dogovory/zaklyuchenie_dogovora/obrazec_pisma_s_otkazom_ot_zaklyucheniya_dogovora/

Письмо-отказ – Отличный секретарь. Работаем с документами правильно!

Ответное письмо на отказ в заключении договора о предоставлении услуг

К сожалению, иногда наступают моменты, когда нам приходится писать деловые письма с негативным оттенком. К таким письмам можно отнести и жалобы, и претензии, и героя этой статьи: письмо-отказ.

Стремление сохранить лицо и соблюсти деловой имидж диктуют нам определённые правила написания подобных писем: в них важно не обидеть адресата и остаться с ним если не в дружеских, то хотя бы лояльных отношениях.

Сегодня рассмотрим структуру писем-отказов и приведем примеры формулировок для текста. 

Структура делового письма-отказа такая же, как и в любом другом деловом письме.

Рекомендую вам прочитать и эту статью, потому что большинство реквизитов письма-отказа оформляется совершенно стандартно, и говорить о них здесь мы не будем, уделив основное внимание тексту.

Отказ пишется на бланке организации, подписывается генеральным директором или уполномоченным должностным лицом, после чего регистрируется. Далее рассмотрим особенности оформления некоторых реквизитов и смысловых частей письма.

Письмо-отказ: как написать заголовок?

Или, как иногда говорят, тема письма. Здесь есть небольшая тонкость из области этикета: если покажете явный негатив и отрицание, «плюсов» в глазах вашего партнёра это вам не добавит. Тема вашего ответного письма не должна сообщать ваше решение отказать в чем бы то ни было. Лучше написать нейтрально: «Сотрудничество», «О гарантии», «О подписании договора» и.т.д.

Поскольку письмо-отказ практически всегда является ответным, то можно сохранить ту тему, которая была заявлена в письме-запросе.

Текст

Текст письма начинается с обращения к адресату по имени и отчеству. Если известна только фамилия, то обращаемся по фамилии, но никаких инициалов уже не пишем, и не забываем, что в России общепринятое обращение на такой случай – «господин» или «госпожа».

Например:

Уважаемый Олег Олегович!

или

Уважаемый г-н Макаренко!

или

Уважаемая г-жа Митрофанова!

Если сомневаемся даже в фамилии адресата, пишем просто «Уважаемые господа!»

В отличие от письма-предложения или жалобы, письмо-отказ пишется тольков ответ на чужое письмо или официальный запрос.

Когда вы составляете текст такого письма, стоит учитывать, что оно обязательно должно содержать ссылку на запрос, которая ставится в начале текста или (что еще лучше и абсолютно правильно) выносится в специальный реквизит – в специальные отметки, расположенные под полями для номера письма и даты:

______________ № ___________

На _____________ от __________ — здесь и пишутся данные запроса.

Если на бланках вашей компании таких специальных полей не предусмотрено, с ссылки на письмо-запрос начнется первый абзац отказа:

В ответ на ваше письмо от 01.07.2015 №434 сообщаем, что…

Прежде чем отказать, необходимо выразить сожаление по этому поводу. Можно заготовить несколько «шаблонных» фраз. Например:

К сожалению, мы вынуждены отказаться от вашего предложения в связи с…

Если в приложении к запросу были какие-либо документы, стоит показать в письме, что вы ознакомились с ними. Этопокажет что вы не отмахнулись от предложения, а внимательно его рассмотрели. В таком случае в письмо включаются фразы:

Мы внимательно ознакомились с вашим предложением…

Мы подробно изучили представленные вами документы…

В случае написания отказа от коммерческого предложения, обязательно стоит поблагодарить за направленное предложение и за то, что вашу компанию рассматривали как возможного партнера. Это распространяется на всех.

Даже если у вас крупная корпорация, имеющая множество филиалов по РФ и СНГ, а предложение пришло от начинающего ООО, не стоит забывать про деловой этикет. К тому же, кто знает, может быть, в будущем вам будет выгодно работать именно с этой компанией.

То же самое касается и тех, кто присылает вам свои резюме: отказывать нужно корректно и с благодарностью за проявленное внимание.

Пример:

Благодарим вас за предоставленные материалы и проявленный интерес к нашей компании. Внимательно рассмотрев возможные варианты сотрудничества мы, к сожалению, вынуждены отказаться.

Далее указывается причина отказа. Она должна быть уважительной и объективной. В любом случае стоит писать, руководствуясь правилами ведения деловой переписки: корректно и уважительно.

К сожалению, в данный момент, мы вынуждены отказать вам в связи с проведением ежегодных профилактических работ.

К сожалению, в нашем автопарке не имеется транспортных средств необходимой грузоподъёмности, в связи с чем, мы вынуждены отказать вам в перевозке.

Сожалеем, но в данный момент мы не можем предоставить вам необходимое оборудование в связи с тем, что оно находится в г. Курске и будет перевезено в Москву только в конце этого месяца.

Зачастую вы ничем не можете помочь вашему партнёру или клиенту, и тогда письмо можно стандартно закончить на указании причины отказа.

Но вдруг вы действительно можете дать дельный совет, который поможет решить ситуацию? Если вы уверены, что вашему партнеру может пригодиться присланное коммерческое предложение, или знаете, какая из знакомых организаций действительно может пойти навстречу и оказать помощь, напишите об этом. Если у вас есть даже небольшой шанс разрешить ситуацию в положительном ключе, то это будет только в плюс к репутации вашей компании.

Пример:

Рекомендуем вам обратиться с аналогичным предложением в…

Следуя этим нехитрым правилам, вы сможете составить по-настоящему грамотное  деловое письмо-отказ.

Image by David-Castillo-Dominici / www.freedigitalphotos.net

документирование, исходящие, отказ, пишем письма, стиль деловых документов

Источник: http://thebestsecretary.ru/?p=3261

Письмо-отказ. Образцы и примеры написания отказа

Ответное письмо на отказ в заключении договора о предоставлении услуг

Умение писать письма-отказы является одним из важнейших навыков работника предприятия, отвечающего за внешние связи организации и деловую переписку. и подача такого письма не только говорят об образовании и культуре его составителя, но и формируют имидж, репутацию предприятия в бизнес-среде.

По каким поводам происходит деловая переписка

В каждую активно работающую компанию регулярно приходят письма с различными предложениями. Это может быть предложение о сотрудничестве (коммерческое), об участии в каком-либо мероприятии (конференции, семинаре, праздновании) и т.д.

Также в обращении между организациями распространены письма-запросы, претензии, напоминания и т.д. Таким образом, входящая корреспонденция предприятия может исчисляться десятками, а то и сотнями различных посланий, которые требуют ответа.

ФАЙЛЫ
Скачать пустой бланк письма-отказа .docСкачать образец письма-отказа от сотрудничества .docСкачать образец письма-отказа от участия в мероприятии .docСкачать образец письма-отказа от предложения о работе .doc

Как оформить отказ

Рассмотрение того или иного письма никоим образом не гарантирует того, что получивший его представитель организации в обязательном порядке ответит согласием на предложение, запрос или претензию, содержащуюся в нем. Напротив, во многих случаях работники компаний пишут отказы.

Но чтобы правильно отказать, нужны определенные навыки. Важно не обидеть отправителя письма негативным содержанием – это диктуют не только правила элементарной деловой вежливости, но и возможность того, что в дальнейшем он может стать заказчиков, клиентом или партнером.

Общие сведения о деловом письме

Вся официальная корреспонденция подчиняется определенным правилам составления.

Прежде всего, необходимо помнить о том, что, несмотря на то, что содержание письма может быть абсолютно произвольным, его структура и состав должны соответствовать нормам, принятым в оформлении деловых бумаг, т.е. условно поделены на три части: начало (обращение и заголовок письма), основной раздел и заключение (подпись и дата).

Стиль письма должен быть сдержанным, лаконичным, без излишне «нагруженных» предложений, сложной специфической терминологии. Отказ следует делать максимально корректным, в нем недопустимы грубость, ненормативная лексика и прочие крайние проявления. При формировании письма нужно обязательно учитывать нормы русского языка в плане культуры речи, лексики, грамматики, орфографии и стилистики.

Отказ может быть немотивированным, но все же лучше, если в письме будет указана его причина.

В случае, если ответ подробный и обстоятельный, то следует поделить его на абзацы или пункты – так восприятие текста существенно облегчается.

При отказе не надо рубить сплеча и «сжигать мосты» желательно оставить пути к отступлению, то есть поблагодарить за оказанное внимание и выразить надежду на возможность дальнейшего сотрудничества.

Для этого можно указать условия, которые получатель может выполнить для установления деловых отношений.

Если есть возможность посоветовать предприятие, которое также согласилось бы на сотрудничество или иные предложения, высказанные в первоначальном послании, то пренебрегать ею не следует – это оставит хороший след в памяти адресата.

На имя кого писать

Отказ нужно писать строго на имя того человека, который подписался под изначальным письмом. В противном случае, отказ может не дойти до адресата или затеряться в потоке входящей корреспонденции. Однако, если под письмом-предложением подписи конкретного человека не было, то можно использовать нейтральную форму обращения (например, в виде простого приветствия «Добрый день»).

Оформление письма-отказа

Письмо можно написать от руки (такой формат будет говорить об особом, теплом отношении к адресату) или напечатать на компьютере.

При этом допустимо использование простого листа бумаги или же бланка с фирменными реквизитами и логотипом компании.

Письмо-отказ формируется в единственном оригинальном экземпляре, обязательно датируется и нумеруется (в соответствии с документооборотом предприятия). При этом информацию о нем следует включить в журнал исходящей корреспонденции, отметив его дату, номер и кратко — содержание. В дальнейшем этот журнал может стать свидетельством создания и отправки послания.

Кто должен подписать

В идеале под письмом должен стоять автограф директора организации, но возможно это далеко не всегда (и практически совсем исключено на предприятиях с большой численностью работников и множеством структурных подразделений).

Поэтому, подписать письмо об отказе может любой сотрудник компании, уполномоченный на создание подобного рода документации и наделенный правом подписи корреспонденции.

Это может быть секретарь, юрист, начальник или специалист какого-либо отдела.

Как отправить письмо

Письмо можно отправить разными способами, при этом лучше всего выбрать тот, посредством которого дошло изначальное послание.

Наиболее приемлема отправка через почту России, но в этом случае следует взять заказное с уведомлением о вручении, также можно применить передачу через представителя или курьера (такой метод гарантирует более быструю доставку).

Допустимо и использование факса, электронных средств связи и даже социальных сетей или мессенджеров (но только при условии, что отправитель первоначального письма сам пользуется таким путем коммуникации).

Письмо-отказ от сотрудничества

Если вам потребовалось сформировать письмо-отказ от сотрудничества, посмотрите его образец и комментарии к нему.

  1. В начале письма напишите, для кого оно предназначено: укажите название организации, должность и ФИО ее представителя, на имя которого составляете ответ. Используйте вежливую форму обращения, поблагодарите за проявленного внимание к вашей компании и после этого переходите к сути послания.
  2. Обязательно сошлитесь на то письмо, в ответ на которое вы пишете отказ, укажите обстоятельства, которыми вызвана отрицательная реакция. Если вашим оппонентом к его предложению были приложены какие-то дополнительные бумаги, обозначьте то, что вы с ними ознакомились.
  3. При возможности, выскажите в письме выражение надежды на то, что сотрудничество все же состоится, не преминув внести условия, которые для этого должны быть выполнены.
  4. В заключение подпишите письмо и датируйте.

Письмо-отказ от участия в мероприятии

При составлении письма-отказа от участия в мероприятии, воспользуйтесь вышеприведенными рекомендациями в отношении письма-отказа от сотрудничества.

В письме все стандартно, но обязательно: информация об отправителе и адресате, затем — обращение, сам отказ с упоминанием поступившего предложения об участии в мероприятии и обязательно указание обстоятельств, послуживших поводом к отрицательному ответу, затем — подпись и дата.

Письмо-отказ от предложения о работе

Не только от предприятия может поступить письмо-отказ. В некоторых случаях его может выразить лицо, не имеющее к компании никакого отношения: например, соискатель на какую-либо должность.

Если вы являетесь именно таким человеком, формируйте отказ также сообразно с правилами и нормами деловой документации.

Используйте вежливое обращение, укажите наименование предложенной вам вакансии, а также причину, по которой вы от нее отказываетесь (не забывайте о том, что потенциальный работодатель может пересмотреть условия предлагаемой вам работы). В конце обязательно подпишитесь и поставьте дату.

Источник: https://assistentus.ru/forma/pismo-otkaz/

Поделиться:
Нет комментариев

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Все поля обязательны для заполнения.