Положение по кадровому делопроизводству и документообороту

Содержание
  1. Ведение кадрового делопроизводства от А до Я
  2. Грамотная организация кадрового делопроизводства как основа стабильности фирмы
  3. Подготовка персонала для работы с кадрами
  4. Нормативные документы, регламентирующие работу кадровых служб
  5. Поиск и документальное оформление сотрудников
  6. Учетная документация по персоналу (личные карточки, штатное расписание)
  7. Приказы по личному составу, отличия и особенности оформления
  8. Журналы по кадровому делопроизводству, правила оформления и хранения
  9. Особенности ведения и хранения личных дел
  10. Правила оформления, хранения и выдачи трудовых книжек, а также вкладышей
  11. Особенности оперативного и архивного хранения кадровых документов
  12. Кадровое делопроизводство на предприятии
  13. Кто на предприятии занимается ведением делопроизводства
  14. Пошаговые рекомендации по оформлению
  15. Сбор необходимой законодательной базы и нормативных документов
  16. Обязательные документы кадрового делопроизводства
  17. Сбор и изучение учредительных документов
  18. Оформление перечня документов
  19. Оформление на работу директора
  20. Составление локальных нормативных актов
  21. Разработка типового образца трудового договора
  22. Подготовка документов учета
  23. Назначение ответственного за ведение трудовых книжек
  24. Оформление на работу сотрудников
  25. Положение по кадровому делопроизводству и документообороту
  26. кадровое администрирование менеджмент
  27. онлайн журнал для бухгалтера
  28. Регламент по порядку ведения кадрового делопроизводства
  29. Особенности кадрового делопроизводства
  30. Инструкция по кадровому делопроизводству (образец заполнения)
  31. Электронный документооборот в кадровом делопроизводстве
  32. Ведение кадрового делопроизводства от А до Я
  33. Кадровое делопроизводство – организация учета и правила оформления обязательных документов
  34. Законодательная база предприятия
  35. Кадровый документооборот в организации
  36. Штатное расписание по форме Т-3
  37. Рабочее расписание
  38. Трудовое соглашение
  39. Кадровые приказы
  40. Должностные инструкции
  41. Как организовать делопроизводство в кадровой службе
  42. Привлечение специалистов аутсорсинговой компании по кадровой работе
  43. Кадровый учет с нуля пошагово
  44. Требования к сотрудникам по работе с персоналом
  45. Права и обязанности кадровика
  46. Кадровое делопроизводство
  47. Подробнее о кадровом делопроизводстве читайте в статьях:
  48. Организация кадрового делопроизводства в 2018 году
  49. В частности, к ним относятся регулярно применяемые кадровиками формы:
  50. Все о кадрах: основные документы кадровой службы
  51. Кадровая документация условно делится на несколько групп:

Ведение кадрового делопроизводства от А до Я

Положение по кадровому делопроизводству и документообороту

Организация и ведение кадрового делопроизводства – прямая обязанность работников службы персонала.

В ситуациях создания новой организации, преобразования старой или иных вариантов реорганизации, руководству и отделу кадров надо знать основные моменты работы: обучение и поиск сотрудников, прием, перевод и увольнение персонала, а также правила как архивного, так и оперативного хранения документов.

Грамотная организация кадрового делопроизводства как основа стабильности фирмы

В любой организации, независимо от формы собственности, есть персонал. Он отличается по численности и составу, по выполняемым функциям и уровню квалификации. Задача отдела кадров – сделать так, чтобы все вопросы и проблемы, связанные с сотрудниками предприятия, решались максимально оперативно и грамотно.

Стабильная работа организации напрямую зависит от ее сотрудников. Первейшая задача службы персонала – грамотный и своевременный подбор работников, ведение кадрового делопроизводства в соответствии с законом и своевременная сдача документов в архив. Это основа стабильной работы любого предприятия.

Подготовка персонала для работы с кадрами

Инструкция по кадровому делопроизводству четко указывает на необходимость иметь профессиональную подготовку специалистам по персоналу. Однако на практике часто возникает проблема с подготовкой работников нужного профиля.

Высшие и средне-специальные учебные заведения не выпускают специалистов столь узкой квалификации, как «кадровое делопроизводство». Обучение обычно происходит уже на месте либо на профильных курсах. Также возможна подготовка сотрудника непосредственно на рабочем месте методом наставничества.

Кадровое делопроизводство обучение специалистов предполагает следующими способами:

  • переобучение на базе второго высшего образования;
  • получение высшего образования смежного профиля, например, «документоведение», «юриспруденция», «управление персоналом», «защита информации»;
  • обучение на специализированных долгосрочных курсах (не менее трех месяцев), с последующей сдачей экзамена;
  • практическая работа с последующим регулярным повышением квалификации.

Нормативные документы, регламентирующие работу кадровых служб

Деятельность отдела персонала и общая организация кадрового делопроизводства очень сильно зависит от действующего законодательства и внутренних регламентирующих документов. Эта особенность связана с нюансами работы с большим количеством персональных документов, которые часто являются конфиденциальными.

Делопроизводство в кадровой службе регламентируется следующими актами:

  • Конституция, Гражданский и Трудовой кодексы, а также частично Уголовный и Семейный;
  • законодательные акты по профилю организации в вопросах, касающихся работы с персоналом;
  • нормативные акты местного значения;
  • различные классификаторы, правила и инструкции федерального уровня;
  • внутренние нормативные документы, например, инструкция по кадровому делопроизводству;
  • приказы и распоряжения руководства.

Работники службы персонала обязаны неукоснительно соблюдать предписания нормативных актов и прежде всего Трудового кодекса.

Поиск и документальное оформление сотрудников

Ведение кадрового делопроизводства начинается с поиска и оформления персонала. Прежде всего, необходимо определиться с вариантами нахождения новых сотрудников. Среди них особо выделяются следующие:

  • агентства и бюро по трудоустройству;
  • государственная служба занятости;
  • ярмарки вакансий;
  • учебные заведения;
  • доски объявлений о должностях и резюме на различных ресурсах;
  • другие организации;
  • знакомые и друзья.

Все варианты поиска сотрудников имеют свои достоинства и недостатки, работник отдела персонала должен максимально использовать все возможности, чтобы закрыть вакансию.

https://www.youtube.com/watch?v=XLWAp4WWAlc

Когда претендент найден, с ним проводится собеседование. Желательно, чтобы его ход фиксировался документально: так легче принять взвешенное решение о найме либо отказе.

В последнем случае человека письменно извещают о причине в течение пяти рабочих дней. Если претендент подходит на вакантную должность, то его следует зачислить.

С этого начинается оформление кадровой документации на конкретного сотрудника.

Этапы оформления приема на работу:

  • заключение трудового контракта;
  • издание приказа о приеме;
  • внесение записи в трудовую книжку нового сотрудника либо ее заведение;
  • оформление личной карточки;
  • если в организации принято – заведение личного дела;
  • ознакомление и подписание работником внутренних нормативных документов и инструкций.

Учетная документация по персоналу (личные карточки, штатное расписание)

Ведение кадрового делопроизводства предполагает обязательное оформление учетной документации, в частности, штатного расписания и личных карточек. Эти документы являются обязательными для организаций всех форм собственности.

Штатное расписание и численность должно быть актуальным и отвечать потребностям организации. В него вносят наименования всех должностей, количество ставок с указанием вакансий на данный период.

Личные карточки – это унифицированные документы, содержащие в себе краткие данные о трудовой деятельности работника и персональную информацию. Они подлежат строгому учету и специальным условиям хранения, в местах, предотвращающих их порчу и хищение.

Приказы по личному составу, отличия и особенности оформления

Общее делопроизводство в кадровой работе в основном выражается в приказах и распоряжениях руководства. Эти документы могут касаться как отдельных сотрудников, так и всего персонала в целом. Они отличаются по оформлению и особенностям введения в действие.

Большинство приказов и распоряжений, касающихся конкретных действий с сотрудником, имеют унифицированную форму. Они подлежат обязательному согласованию со всеми заинтересованными лицами и ознакомлению сотрудником под расписку. Копии кадровых распоряжений хранятся в личном деле, а оригиналы в отдельных папках.

Журналы по кадровому делопроизводству, правила оформления и хранения

Для учета движения документов делопроизводство в кадровой службе предполагает ведение специализированных журналов. Это табличные документы многостраничного формата, чаще всего унифицированные. Обычно их заводят либо в больших тетрадях, либо приобретают готовые в специализированных магазинах.

Виды кадровых журналов:

  • регистрации входящей и исходящей документации, в том числе писем;
  • регистрации приказов;
  • регистрации прибытия и убытия сотрудников в служебных командировках;
  • регистрации заявлений, представлений, уведомлений, должностных и служебных записок;
  • регистрации бланков трудовых книжек, их вкладышей;
  • книги учета движений различных кадровых документов и т. д.

Все журналы должны быть в обязательном порядке прошиты и опечатаны, а листы пронумерованы. Хранить их следует отдельно от всех документов. Желательно в сейфе или специальном шкафу.

Особенности ведения и хранения личных дел

Ведение личных дел не является обязательным. Однако большинство организаций в той или иной форме собирают документы сотрудника. Конечно, в одной папке делать это удобнее.

Личное дело – это комплекс документированных персональных сведений о работнике, собранных и сформированных в определенном порядке. В него могут входить самые разные документы и копии:

  • копии приказов о работнике;
  • копии заявлений;
  • копии документов, удостоверяющих личность, подтверждающих квалификацию, образование, льготы и семейное положение;
  • анкета;
  • характеристики и отзывы;
  • справки и т. д.

Личные дела включают в себя персональную информацию, они должны храниться в стороне от других документов. Доступ к ним разрешен только строго ограниченному кругу должностных лиц. При увольнении персонала, личные дела сдаются на архивное хранение.

Правила оформления, хранения и выдачи трудовых книжек, а также вкладышей

Все организации обязаны вести трудовые книжки на свой персонал, исключение – сотрудники, принятые по совместительству. При первичном приеме работодатель самостоятельно приобретает чистые бланки и делает в них первую запись. На титульный лист вносят соответствующие данные о работнике. Впоследствии необходимо следить за их актуальностью и вовремя вносить изменения.

На разворот основной части вносят записи о трудовой и общественной деятельности работника, его приеме постоянных переводах, увольнении. Все записи нумеруются в общем порядке и вносятся на основании приказа. Запись об увольнении сопровождается оттиском печати организации и подписью руководителя.

Записи в трудовой книжке делаются от руки, синей шариковой ручкой, четким и понятным почерком. Внимательно следите за актуальностью и достоверностью вносимых данных. Если необходимо исправить сведения, то их надо аккуратно зачеркнуть одной чертой и внести актуальную информацию. Данное действие обязательно подтверждается подписью руководителя и печатью.

Хранят трудовые книжки отдельно от других документов, в сейфе. Запрещено выдавать их на руки работникам или третьим лицам без специального постановления ответственных органов.

Особенности оперативного и архивного хранения кадровых документов

Хранение кадровых документов определяется их особой значимостью. Они содержат персональные сведения и являются конфиденциальными. Такие данные не подлежат несанкционированному разглашению. В противном случае на работников кадровой службы и руководителя организации налагается штраф.

Для организации правильного хранения кадровых документов в службе кадров желательно иметь отдельное помещение. Вход в него должен быть один и обязательно оборудоваться металлической дверью с сигнализацией.

Сами документы должны храниться в металлических шкафах или сейфах. Следует избегать доступа солнечного света и пыли, а также перепада температур и слишком большой влажности. Эти простые действия помогут сохранить персональные данные.

Источник: http://fb.ru/article/244766/vedenie-kadrovogo-deloproizvodstva-ot-a-do-ya

Кадровое делопроизводство на предприятии

Положение по кадровому делопроизводству и документообороту

На любом даже самом маленьком предприятии есть работники, а значит, есть необходимость ведения различной кадровой документации.

В компаниях, существующих давно на рынке, обычно кадровое делопроизводство хорошо налажено, а вот во вновь созданных организациях нужно создавать все нуля.

Кто на предприятии занимается ведением делопроизводства

Как правило, ведением кадрового делопроизводства и оформлением всех документов занимаются сотрудники отдела кадров, но если предприятие маленькое, то эту работу могут поручить одному из сотрудников в качестве совмещения. Обычно это бухгалтер или секретарь.

Если же предприятие имеет большое количество работающих, то создается отдел кадров, в котором может быть несколько специалистов. Потребность в кадровых работниках определяется не только исходя из количества работающих (хотя это основной фактор), но и от специфики самого предприятия. Так в организации с вредным и опасным производством у кадровиков работы будет больше.

Пошаговые рекомендации по оформлению

Если Вы еще не зарегистрировали организацию, то проще всего это сделать с помощью онлайн сервисов, которые помогут бесплатно сформировать все необходимые документы:

  • для регистрации ИП
  • регистрации ООО

Если у Вас уже есть организация, и Вы думаете над тем, как облегчить и автоматизировать бухгалтерский учет и отчетность, то на помощь приходят следующие онлайн-сервисы, которые полностью заменят бухгалтера на Вашем предприятии и сэкономят много денег и времени. Вся отчетность формируется автоматически, подписывается электронной подписью и отправляется автоматически онлайн.

  • Ведение бухгалтерии для ИП
  • Ведение бухгалтерии для ООО

Он идеально подходит для ИП или ООО на УСН, ЕНВД, ПСН, ТС, ОСНО.
Все происходит в несколько кликов, без очередей и стрессов. Попробуйте и Вы удивитесь, как это стало просто!

Сбор необходимой законодательной базы и нормативных документов

Первое, что нужно сделать при создании кадрового документооборота с нуля это определиться, какие именно документы должны быть. Есть документы, которые в обязательном порядке должны быть на каждом предприятии, а есть те, которые требуются только для выполнения определенного вида работ или деятельности компании.

Кстати сами нормативные документы, регламентирующие наличие составляющих кадровой документации тоже не лишним будет хранить в отдельной папочке, что бы в случае необходимости они всегда были под рукой.

Обязательные документы кадрового делопроизводства

Приказы по личному и кадровому составу. К приказам по личному составу относятся приказы, относящиеся к движению работников: прием, увольнение и перевод. Эти приказы относятся к рабочему стажу и поэтому хранятся в течение 75 лет.

К кадровым приказам относятся все остальные:

  • отпуска;
  • премии;
  • командировки;
  • дисциплинарные взыскания и.д.

Срок хранения этих приказов составляет от 3 до 5 лет.

Целесообразнее для этих двух видов завести две отдельные папки.

Следующий обязательный документ это карточки Т-2, в которых отражаются все основные сведения о работнике. Эти карточки могут храниться как отдельно, так и входить в состав личного дела работника.

Третий обязательный документ – это трудовые книжки. В настоящее время согласно законодательству трудовые книжки должен оформлять даже индивидуальный предприниматель, не говоря уже о предприятиях прочих форм собственности. Работодатель должен оформить трудовую книжку в течение трех дней с момента принятия работника.

Поскольку трудовые книжки являются бланками строго учета, то обязательно вести Книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним. Эта книга также хранится 75 лет.

Следующий обязательный документ это трудовой договор. Его необходимо заключать с каждым принятым на работу сотрудником независимо от срока.

После того как создано новые рабочие места необходимо провести специальную оценку условий труда каждого из них. Документы, относящиеся к СОУТ хранят до замещения их новыми, как правило, 1 раз в 5 лет.

К прочим обязательным документам относится:

Есть еще документы, которые законодательство не обязывает вести, но, тем не менее, они есть практически у каждого работодателя, это должностные инструкции, коллективный договор, книга основания для приказов.

Рекомендации по организации и ведению кадрового делопроизводства представлены в следующем видеосюжете:

Сбор и изучение учредительных документов

После того, как определились с общими обязательными документами, нужно определиться с остальными документами. Для этого нужно изучить все уставные документы регламентирующие деятельность и производственный процесс предприятия.

Здесь документы могут быть самые различные. Например, если работникам положены спецодежда и СИЗ, то обязательно утвердить приказом или другим распорядительным документом перечень и сроки обеспечения ими категории работников.

Если на предприятии будут лица, которые имеют ненормированный рабочий день, работу в ночные часы, работу во вредных и опасных условиях, то необходимо документально утвердить положенные им льготы и компенсации.

Оформление перечня документов

Когда весь перечень необходимых документов определен, можно приступать к составлению Положения о ведении кадрового делопроизводства.

В этом  положении перечисляют все необходимые документы, порядок их ведения и сроки хранения. Такое положение не является обязательным, но значительно облегчает работу отдела кадров.

Оформление на работу директора

Если предприятие создается с нуля, то первый кого нужно оформить это руководитель предприятия.

Именно он затем заключает трудовые договора с остальными сотрудниками.

Если должность директора выборная, по конкурсу, то трудовой договор с ним заключает председатель выборного органа, если на предприятии есть учредители, то договор подписывают они.

Если руководитель является одновременно единственным учредителем или индивидуальным предпринимателем, то он подписывает трудовой договор и за работника и за работодателя.

Как бы там ни было, но заключение трудового договора и оформление приказа о приеме является обязательными процедурами.

Составление локальных нормативных актов

Для того, что бы определить, какие должности и сколько их необходимо для работы предприятия составляется штатное расписание. Для него существует унифицированная форма и, хотя она не обязательна к использованию, является очень удобной.

По желанию в нее можно вносить дополнительные колонки. В штатном расписании указывается наименование должности, необходимое количество штатных единиц, оклад или форма оплаты труда и положенные надбавки. Все должности в штатном расписании указываются, начиная с самой главной и заканчивая вспомогательным персоналом.

В трудовом распорядке  в первую очередь указывается график работы предприятия, если есть сменные графики, то они подробно расписываются. Еще в этом документе может указываться требования к внешнему виду и поведению работников, корпоративная этика и прочее.

Разработка типового образца трудового договора

В трудовой договор должны быть включены все основные положения, перечисленные в трудовом кодексе.

Сюда относится:

  • наименование работодателя, его фактический и юридический адреса, ФИО его представителя;
  • ФИО работника;
  • должность, на которую принимается работник;
  • срок трудового договора;
  • вид договора (совместительство или основная должность);
  • должностные обязанности, их можно прописать в самом договоре, а можно сделать ссылку на должностную инструкцию;
  • оплата труда, здесь ссылаться на локально-нормативные документы не стоит, а лучше все подробно расписать в самом договоре;
  • график работы;
  • результаты специальной оценки условий труда данного рабочего места;
  • реквизиты и подписи сторон.

Помимо этих пунктов работодатель может внести в трудовой договор любые другие пункты, не противоречащие законодательству.

Подготовка документов учета

Все журналы учета перед началом их использования необходимо подготовить. А именно каждый журнал надлежит пронумеровать, прошнуровать и скрепить печатью.

Нумеруют листы сквозной нумерацией, начиная с первого и до последнего. Затем все листы, исключая обложку прошивают ниткой и выводят два хвостика на последний  форзац.

Их заклеивают бумажкой, но которой указано количество листов и стоит подпись руководителя или лица ответственного за ведение журнала.

На каждом журнале указывается дата его начала, и обязательно наименование организации.

Назначение ответственного за ведение трудовых книжек

Трудовые книжки являются одним из наиболее важных документов кадрового учета и относятся к бланкам строгой отчетности, то отношение к ним должно быть бережное. Храниться они должны обязательно в сейфе, запертом на ключ.

Для ведения трудовых книжек назначается ответственное лицо, которое их заполняет и отвечает за хранение. Ответственность на сотрудника возлагается приказом по организации.

Оформление на работу сотрудников

При оформлении на работу каждого сотрудника необходимо произвести определенную последовательность работ:

  • прием заявления у работника;
  • ознакомление работника со всеми локально-нормативными документами, положением об оплате труда, правила внутреннего трудового распорядка, коллективный договор и т.д.;
  • оформление трудового договора, его подписание. Обязательно в трудовом договоре поставьте отметку о том, сто второй экземпляр работник получил на руки;
  • оформление приказа о приеме на работу;
  • заполнение личной карточки Т-2 и формирование личного дела. В его состав входят следующие документы: заявление о приеме, копии личных документов, копия приказа о приеме, личная карточка, документы об образовании и квалификации, трудовой договор, прочие необходимые документы.
  • передача в бухгалтерию всех необходимых документов на работника для начисления заработной платы.

В следующем видеоплейлисте представлены инструкции по ведению кадрового делопроизводства:

Источник: http://www.DelaSuper.ru/view_post.php?id=10086

Положение по кадровому делопроизводству и документообороту

Положение по кадровому делопроизводству и документообороту

составляется номенклатура с целью удобного архивирования бумаг, а также для приведения дел в систему. она помогает изложить основы делопроизводства кратко, отражает основные виды деловых бумаг, учитывая особенности предприятия. обычно она составляется в виде таблицы – наименование дела, код (номер), место в архиве, срок хранения.

дела лучше сгруппировать по видам, отделам их издания. количество дел и видов документов напрямую связано со спецификой деятельности компании.

кадровое администрирование менеджмент

кадровый документооборот предусматривает и вопросы разработки документации, ее ведения сотрудниками отдела кадров.

это, в свою очередь, неразрывно связано с управлением персоналом, учетом , контролем рабочего времени, с движением кадров, с расчетами с персоналом. в законодательстве не существует четкого определения кадрового администрирования и делопроизводства, равно как и hr-менеджмента, что отнюдь не лишает эти понятия реального смысла.

онлайн журнал для бухгалтера

src=» «=»» alt=»Положение по кадровому и документообороту»>

Высокие затраты при внедрении делают такое решение нечастым выбором небольших организаций. учет «в облаке». Речь идет о SaaS -решении, когда программное обеспечение предлагается как услуга, а не программа на сервере.

В таком случае компании не потребуется устанавливать ПО, закупать лицензии и обслуживать его. Такая модель часто используется совместно с аутсорсингом ведения делопроизводства и аутсорсингом расчета заработной платы.

Регламент по порядку ведения кадрового делопроизводства

9. Порядок подготовки и передачи дел на хранение в архив. 1.1.

Настоящий Регламент по порядку ведения делопроизводства (далее — Регламент) подготовлен и утвержден с целью совершенствования системы делопроизводства и документооборота в ООО «_____________» (далее — Организация) и повышения их эффективности путем установления для обязательного исполнения сотрудниками компаний конкретных процедур.

Особенности кадрового делопроизводства

Кадровые бумаги отражают деятельность персонала, подтверждают стаж сотрудников, играющий первостепенную роль при начислении пенсии. Руководство отвечает за документальный фонд предприятия.

Грамотная организация кадрового учета требует знания нормативной базы, отслеживания ее изменений, ориентации в формах используемых документов. Порядок ведения кадрового учета регламентируется законодательством.

ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ 1.1.

Настоящая Инструкция по делопроизводству (далее — Инструкция) устанавливает единые правила делопроизводства в ОАО «Чувашская генерирующая компания» (далее – Общество) и направлена на совершенствование кадровой работы в Обществе. 1.2.Инструкция разработана в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации.

1.3. Ответственность за организацию делопроизводства, соблюдение установленных правил и порядка работы с документами в Обществе возлагаются на начальника Управления по работе с персоналом (далее – Управление).

Инструкция по кадровому делопроизводству (образец заполнения)

1.3.

Настоящая Инструкция устанавливает требования к порядку оформления, ведения, регистрации, хранения и учета следующих видов документации: 1.3.1. Приказов, связанных с приемом на работу, переводами на другую работу и увольнением работников.

1.3.2. Трудовых договоров и соглашений о дополнении трудовых договоров. 1.3.3. Должностных инструкций работников. 1.3.4. Личных дел работников и доступа к ним.

Электронный документооборот в кадровом делопроизводстве

Их ключевым отличием от работников других категорий становится взаимодействие с работодателем посредством информационно-телекоммуникационных сетей общего пользования, в том числе сети «Интернет».

Это касается как выполнения трудовой функции, так и обмена документами, необходимыми для полного кадрового сопровождения трудовой деятельности.

Для придания официального статуса электронным документам в делопроизводстве используется усиленная квалифицированная электронная подпись.

Ведение кадрового делопроизводства от А до Я

Инструкция по кадровому делопроизводству четко указывает на необходимость иметь профессиональную подготовку специалистам по персоналу.

Однако на практике часто возникает проблема с подготовкой работников нужного профиля. Кадровое делопроизводство обучение специалистов предполагает следующими способами: Нормативные документы, регламентирующие работу кадровых служб

Источник: http://perspectiva78.ru/polozhenie-po-kadrovomu-deloproizvodstvu-i-dokumentooborotu-83847/

Кадровое делопроизводство – организация учета и правила оформления обязательных документов

Положение по кадровому делопроизводству и документообороту

Общее определение говорит, что кадровое делопроизводство – это процесс оформления, ведения бумаг по персоналу. Эта тема актуальна как для индивидуальных предпринимателей, так для юридических лиц.

Оформление документов имеет строгие законодательные нормы, а описанные правила должны учитываться всеми руководителями, отделами кадров на предприятиях.

С помощью кадрового делопроизводства удастся оптимизировать процесс управления персоналом, наладить работу каждой бригады, упростить процедуру отчетности.

Основы кадрового делопроизводства включают весь процесс составления бумаг, их заполнение, отчетность по персоналу, который работает в компании. Каждый изданный имеет юридическую силу, включая те, что формируются на основании заявления сотрудника. Кадровым производством зачастую занимается отдел кадров, функциями которого является такая кадровая работа:

  • начисление заработной платы;
  • оформление отпусков, больничных;
  • оформление справок.

Задачи и цели этого отдела по персоналу:

Направление работыЗадачи сотрудников
Учет, регистрация, контрольВедение учета количества сотрудников, оформление на работу, увольнение
Регуляция работыОзнакомление с обязанностями, выбор рабочего места, помещения
Координация, обучениеПроведение курсов, обучения, повышение квалификации, переподготовка, проверка результатов деятельности
Работа с документамиСпециалисты этого отдела занимаются составлениями бумаг, книжек, графика работы ведут реестр, отчетность
ОрганизацияОрганизация деятельности согласно инструкциям

Работа по персоналу регулируется целым рядом нормативных законов, приказов и сводом правил регионального или государственного уровня. Неисполнение указанных в нормативной базе требований является нарушением. Основные нормативные акты для ведения кадрового производства:

  • государственное положение о трудовых книжках (2003 год);
  • правила делопроизводства и управления документооборотом от 2009 года;
  • федеральная инструкция по ведению бумаг относительно сотрудников;
  • общие требования, которые утверждаются приказом министерств.

Законодательная база предприятия

На каждом предприятии используется ряд документации, который регулирует работу всего персонала. Перемещение документов и их составление производится по инструкциям, нормативной базе, прописанной выше. Законодательная база предприятия делится на пять ключевых категорий, регулируется внутренними распоряжениями предприятия:

  • устав предприятия;
  • распорядок труда;
  • нормы по защите личных данных;
  • охрана труда (регулируется федеральным архивным указом);
  • график работы персонала (и документы по штатной численности).

Кадровый документооборот в организации

Унифицированные системы учета бумаг в предприятиях разделены на три основные категории, среди которых – правила внутреннего распорядка, штатное расписание, положение об оплате труда.

Первая категория включает оборот бумаг по графику отпусков, заполнение документов про график работы. Второй пункт более глобальный и содержит положение о составлении договоров и бумаг учетной политики.

Положение об оплате труда регулирует все вопросы относительно выплат заработной платы, премий, больничных, отпускных и выходных пособий при увольнении.

Штатное расписание по форме Т-3

Штатное расписание по форме Т-3 – это единый вид бумаги, которая описывает всю структуру персонала на предприятии или компании. Графы содержат данные по ФИО, должности сотрудника, подразделении, где он числится.

По нормативным и законодательным нормам там прописывается должностной оклад специалиста. Любое изменение процесса оформления должно быть прописано бухгалтерией в этом штатном расписании по форме Т3. Инструкция по заполнению всегда содержит рекомендации по каждой графе.

Всего документ включает 5 информационных пунктов.

Рабочее расписание

Рабочее расписание – это документ, который утверждает распорядок дня специалиста. Документооборотом регулируется расписание руководителя. В него входят пункты о необходимости проведения инспекции по действующему законодательству, про обед и перерывы, про составление отчетности.

В некоторых компаниях делопроизводитель требует оформлять отчет каждую неделю или месяц (документ обязательно подтверждается подписями сотрудника и деловода после проверки). План, график расписания формируются на будущий рабочий период. Проводится учет рабочего времени сотрудников.

Трудовое соглашение

Трудовое соглашение – это документ гражданско-правового типа, который составляется между будущим сотрудником и работодателем.

Типовые бланки для этого вида документа не предполагаются, а соглашение заполняется в свободной форме с указанием квалификации (должности) и периода работы. Там же прописывается необходимый результат.

По правовым нормам, этот вид документа очень похож на документ подряда, так как прописывает конечный результат работы, а не ее структуру. Для увольнения сотрудников нужно лишь доработать до окончания срока действия договора.

Кадровые приказы

Восстановление сотрудников в должности, прием специалистов на работу выполняются по кадровым приказам. Этот вид документа прописывает назначения персонала на должность и другие перемещения специалистов по отделам.

В разработке инструкций и приказов принимают участие сотрудники отдела кадров и руководящий состав. Принимают локальные решения менеджеры/администраторы компании. Приказы имеют единую форму, она установлена нормативной базой.

По сроку хранения бумаги должны находиться в бухгалтерии или в отделе кадров до пяти и более лет (зависит от типа приказа).

Должностные инструкции

Должностные инструкции – это документ, который прописывает ответственность сторон (сотрудника и работодателя), а также содержит данные про инструкции и обязанности конкретного специалиста на занимаемой им должности.

Подтверждаются они печатью организации и подписью ответственного лица. Для оформления этого документа требуется три экземпляра. Один остается в отделе кадров, другой у самого исполнителя, а третий у менеджера или администратора конкретного отдела.

Цель этого приказа заключается в оптимизации процессов управления персоналом на предприятии.

Как организовать делопроизводство в кадровой службе

Правильное ведение кадрового делопроизводства предполагает высокий уровень ответственности. Сотрудникам отдела кадров необходимо следить, чтобы даты подписания соответствовали действительным. Можно доверить ведение трудовых книг, других документов по персоналу аутсорсинговым компаниям. Обязанности сотрудников кадровой службы:

  • формировать график работы, учетную документацию, касающуюся отпусков;
  • оформлять документы для охраны труда (требуются для государственных органов);
  • готовить и выписывать приказы;
  • проводить расчет заработной платы и контролировать выплату премий.

Штатная служба по работе с кадрами осуществляется, когда весь учет и все оформления проводятся только нанятыми штатными людьми из отдела кадров. Такой режим ведения бумаг актуален для предприятий и компаний с персоналом от 20-30 человек.

Государственные стандарты требуют строгого соблюдения формы всех приказов и других требований, иначе юридическое лицо может получить штраф.

В сфере услуг, где на одном юридическом лице числится до 30 человек, выгоднее пользоваться услугами аутсорсинговых компаний.

Привлечение специалистов аутсорсинговой компании по кадровой работе

Привлечение специалистов аутсорсинговой компании по кадровой работе сэкономит деньги и сократит общую численность штата. Независимые специалисты проводят весь объем необходимых трудов по составлению приказов, графиков.

Они же ведут специальный журнал и регламентируют порядок работы каждого специалиста в компании.

Кадровое делопроизводство на аутсорсинге знаменуется тем, что юридическое лицо не имеет собственного отдела кадров, а доверяет это задание отдельной команде за умеренную плату.

Кадровый учет с нуля пошагово

Для ведения учета документов отдела кадров необходима оргтехника и канцелярия. Важно наличие прочного сейфа. Распоряжением должен быть назначен руководитель системы документооборота. После этого формируются внутренние акты.

На каждого сотрудника в компании необходимо завести отдельную папку, где будет храниться его трудовая книжка. Кадровое делопроизводство требует сохранение этой документации в течение всего периода работы специалиста на должности.

В течение всей деятельности отдела вносятся сведения в книжки, составляются приказы.

Требования к сотрудникам по работе с персоналом

Кадровое делопроизводство – это относительно сложный процесс, который требует определенных теоретических, практических навыков. Нормативная база по этой должности содержит перечень условий, при которых специалист может занимать эту должность.

Учебные заведения не выделяют отдельного профиля, как кадровое делопроизводство. Для деятельности в отделе кадров подходят менеджеры, администраторы.

Так работодателями назначаются люди с юридическим образованием, по защите информации или по документоведению.

Права и обязанности кадровика

Первое обязательство таких должностных лиц заключается в знании законодательной базы, соблюдении установленных правил учета. Выше были указаны статьи, федеральные законы, которых следует придерживаться при ведении кадрового делопроизводства.

Кадровик имеет право получать информацию от сотрудников, просматривать личные папки, видеть книгу учета (заработную плату).

Полномочия специалистов этого профиля включают простановка подписей, работа с работодателями по улучшению эффективности персонала.

Источник: https://sovets.net/15082-kadrovoe-deloproizvodstvo.html

Кадровое делопроизводство

Положение по кадровому делопроизводству и документообороту

Говорим «кадровое делопроизводство», подразумеваем кропотливый труд: кипы важных документов, работа с персональными данными, огромная ответственность перед работодателем и законом. С чем же приходится иметь дело кадровику?

Кадровое делопроизводство — это важнейший аспект деятельности любой организации, нанимающей персонал. И микропредприятия с несколькими сотрудниками, и крупные компании, штат которых исчисляется сотнями единиц, должны надлежащим образом оформлять кадровую документацию, заполнять трудовые книжки, подавать отчетность в органы статистики. Всем этим занимается кадровая служба.

Подробнее о кадровом делопроизводстве читайте в статьях:

Практикующие кадровики знают, что сферу их профессиональной деятельности сложно назвать стабильной. Нормативно-правовые акты, устанавливающие правила кадрового делопроизводства, регулярно подвергаются изменениям, стандарты работы с документами пересматриваются чуть ли не ежегодно.

Скачать документы по теме:

Поэтому хороший специалист должен всегда «держать руку на пульсе», следить за законодательными обновлениями, приобретать новые знания и навыки.

С 2015 года вступил в силу профстандарт «Специалист в области управления персоналом», содержащий основные квалификационные требования к сотрудникам кадровой службы (мнение эксперта о нем — в статье «Профстандарты для кадровиков. К чему готовиться»).

И содержание профстандарта, и сложившаяся за долгие годы практика показывают, что спектр обязанностей, поручаемых кадровикам, весьма широк и охватывает:

  • оформление, регистрацию и систематизацию кадровой документации (учетной, плановой, первичной, по социальному обеспечению), а также ее проверку на предмет соответствия актуальному законодательству;
     
  • расчет стажа, льгот, выплат сотрудникам;
     
  • подбор, адаптацию расстановку и оценку персонала;
     
  • работу с персональными данными;
     
  • составление отчетов для государственных органов, работу с фондами (ФФОМС России, ФСС России, ПФР);
     
  • разработку организационных и распорядительных документов по персоналу, их согласование с профсоюзами и другими представительными органами работников;
     
  • организацию текущего и архивного хранения документов;
     
  • контроль трудовой дисциплины и присутствия сотрудников на рабочих местах, учет рабочего времени;
     
  • подготовку материалов для представления сотрудников к поощрению или для привлечения к дисциплинарной (материальной) ответственности;
     
  • ведение деловой переписки, выдачу выписок и справок;
     
  • консультирование сотрудников и предотвращение конфликтов;
     
  • ведение воинского учета и обмен сведениями с военными комиссариатами;
     
  • формирование базы данных о составе/движении кадров и т.д.

Организация кадрового делопроизводства «с нуля» — непростая задача, которая может крепко озадачить даже специалиста с солидным практическим опытом.

Чтобы с минимальными трудозатратами поставить на поток основные процессы, ознакомьтесь с нашим тематическим приложением «Организация работы по учету кадров» (кадровое делопроизводство для «чайников» с подробными разъяснениями основных задач, решаемых отделом кадров, и готовыми примерами оформления первичной документации и локальных нормативных актов).

Организация кадрового делопроизводства в 2018 году

Редакция ежемесячного журнала «Кадровое дело» разобрала, как создавать шаблоны самых популярных кадровых документов. Перенесите эти правила в свою инструкцию, и вы никогда не допустите ошибок в делопроизводстве. Обновите инструкцию по кадровому делопроизводству с учетом нового ГОСТа.

Сначала работодатель издает приказ о создании отдела кадров или назначении лица, уполномоченного решать кадровые вопросы и оформлять трудовые книжки. Разрабатываются внутренние нормативные акты и инструкции, регламентирующие порядок работы с кадрами. Чем подробнее прописан порядок взаимодействия работника и работодателя, тем проще его придерживаться при оформлении кадровых процедур.

Кадровикам регулярно приходится иметь дело с однотипными процессами — приемом на работу и увольнением, оформлением премий или отпусков. Для оперативного оформления шаблонных кадровых процедур законодателем утверждены унифицированные бланки.

Справка

В частности, к ним относятся регулярно применяемые кадровиками формы:

  1. Т-1 и Т-1а — приказы о приеме на работу одного или нескольких сотрудников;
  2. Т-2 — личная карточка;
  3. Т-3 — штатное расписание;
  4. Т-5 и Т-5а — приказ о переводе одного или нескольких сотрудников на другую должность;
  5. Т-6 — приказ о предоставлении отпуска (очередного оплачиваемого, дополнительного, без сохранения зарплаты, учебного и т.д.);
  6. Т-7 — график отпусков;
  7. Т-9 — приказ о направлении в командировку;
  8. Т-10 — командировочное удостоверение;
  9. Т-11 и Т-11а — приказ о поощрении одного или нескольких сотрудников;
  10. Т-12 и Т-13 — табель учета рабочего времени.

До вступления в силу федерального закона №402-ФЗ («О бухгалтерском учете») от 6.12.2011г. кадровикам и бухгалтерам приходилось в обязательном порядке применять унифицированные формы. В настоящее время коммерческие организации получили право самостоятельной разработки бланков (эта задача, как правило, тоже поручается отделу кадров). Новые формы утверждаются приказом руководителя.

Скачать чистый бланк
Скачать в .doc

Скачать заполненный образец
Скачать в .doc

Поскольку каждый кадровик, так или иначе, имеет дело с персональными данными других работников, очень важно утвердить корпоративную политику обработки таких сведений и ограничить к ним доступ посторонних. Подробнее об этом читайте в статьях «Обрабатываем персональные данные, принимая на работу» и «За персональные данные теперь штрафуют строже. Что важно проверить».

Скачать чистый бланк
Скачать в .doc

Скачать заполненный образец
Скачать в .doc

Учет кадров ведется централизованно либо децентрализовано. Если работодатель выбирает первый способ, все документы по учету кадров обрабатываются и хранятся в головном офисе. О сложностях, которые могут возникать при таком подходе, и методах их преодоления читайте в статье «На несколько филиалов один отдел кадров. Как наладить работу с помощью сканов и почты».

При децентрализованном делопроизводстве каждое обособленное подразделение компании — филиал или представительство — самостоятельно ведет кадровый учет, получив все необходимые для этого полномочия. Детали — в статье «Когда кадровый учет лучше передать в филиалы, а не вести в головном офисе».

В редких случаях применяется смешанный подход, при котором самые важные процедуры оформляются в головном офисе, а второстепенные — на местах.

Например, приемом на работу или увольнением сотрудников занимается центральный отдел кадров, а премированием или наложением дисциплинарных взысканий — кадровики филиалов.

Все о кадрах: основные документы кадровой службы

Практически любая компания использует в своей повседневной деятельности различные виды документов — распорядительные, учетные, плановые.

Справка

Кадровая документация условно делится на несколько групп:

  1. приказы (распоряжения) по личному составу;
     
  2. локальные нормативные акты, в частности, положения о премировании и оплате труда, правила внутреннего трудового распорядка и т.д.

    ;
     

  3. договоры и соглашения (трудовые, коллективные, о принятии индивидуальной и бригадной материальной ответственности);
     
  4. трудовые книжки;
     
  5. учетные документы (личные карточки, графики сменности и отпусков, табели учета рабочего времени);
     
  6. документы, связанные с оформлением служебных поездок (командировочные удостоверения, служебные задания и т.д.).

Некоторые документы имеют статус обязательных элементов кадрового делопроизводства (например, штатное расписание, график отпусков, правила внутреннего трудового распорядка). В случае их отсутствия работодатель может получать предписания ГИТ или привлекаться к административной ответственности.

Другие документы — различные положения, служебные задания, коллективные договоры — разрабатываются по мере необходимости и применяются далеко не всеми работодателями.

Чтобы не стать объектом претензий надзорных органов, убедитесь, что в организации хранятся надлежащим образом оформленные и заверенные:

  • личные карточки всех сотрудников;
     
  • трудовые договоры (или гражданско-правовые договоры, если компания привлекает исполнителей по договору подряда или оказания услуг);
     
  • трудовые книжки и книга учета движения трудовых книжек;
     
  • приказы о приеме на работу, увольнении, переводах и отпусках;
     
  • положение об обработке персональных данных;
     
  • правила внутреннего трудового распорядка;
     
  • штатное расписание или положение об оплате труда;
     
  • устав компании (не требуется индивидуальным предпринимателям);
     
  • положение о премировании, если работодатель выплачивает премии персоналу;
     
  • табели учета рабочего времени;
     
  • личные дела и материалы расследования по всем работникам, получившим профзаболевание или увечье на производстве.

Каждая компания дополняет необходимый минимум другими документами с учетом специфики своей производственной деятельности.

Так, на вредных производствах к основному пакету добавляются документы на все компенсационные выплаты и льготы, предоставляемые работодателем, а на предприятиях, работающих в сменном режиме — графики сменности.

Планируя временный или постоянный переход на график с несколькими сменами, ознакомьтесь со статьей «Как перейти на сменный режим работы».

Чтобы отдел кадров эффективно справлялся с поручаемым объемом бумажной работы, численность его сотрудников рассчитывается в соответствии с «Типовыми нормами времени на работы по комплектованию и учету кадров».

Как правило, на одного сотрудника отдела кадров государственной или муниципальной организации приходится от 130 до 180 штатных единиц.

Для коммерческих предприятий этот показатель немного выше — от 150 до 200 штатных единиц на одного кадровика.

Важно: эффективность ведения делопроизводства зависит от квалификации специалиста и ряда других объективных факторов: общего числа работников предприятия (работающих и уволившихся), состояния текущей документации по кадрам, технического оснащения офиса.

Чтобы тратить минимум времени на оформление шаблонных операций, стоит со всей ответственностью подойти к составлению инструкций для кадровика. Получив в свое распоряжение не формальный документ, а удобный набор подробно прописанных алгоритмов, он будет четко знать, как действовать в том или ином случае, и ошибок в кадровой работе станет меньше.

Скачать чистый бланк
Скачать в .doc

Скачать заполненный образец
Скачать в .doc

Источник: https://www.kdelo.ru/kadrovoe-deloproizvodstvo

LawyeRics
Добавить комментарий